Опция Управление проектами

Введение

Опция Управление проектами – это дополнительный модуль системы Ведок, в котором собран дополнительный функционал, позволяющий автоматизировать процессы управления проектами (реализацией проектов). Под Проектом понимается – некий комплекс работ, услуг, поставок объединенный одной целью или заказчиком. Проект может включать в себя один или несколько договоров и выполняться в интересах одного или нескольких конечных выгодоприобретателей на нескольких объектах.

Опция Управление проектами добавляет в Ведок:

1. Карточку (экран) Проекта, содержащий сводную информацию о проекте, включая заказчика, исполнителя, перечень объектов, договоры проекта, переписка по проекту, план (график) выполнения проекта, файлы проекта, обсуждения, сводный финансовый результат по проекту.

2. Ведение команды проекта: исполнители проекта с разными ролями и степенью вовлеченности в проект.

3. Функции для составления отображения плана выполнения проекта на основе классических для управления проектами видов: Веха, Этап Задача проекта.

4. Управление файлами проекта включая их рубрикацию по папкам внутри проекта.

5. Перечень объектов проекта с возможностью указать регион и адрес расположения.

6. Ведение коммерческих и расходных документов проекта: доходные и расходные договоры, счета, авансовые отчеты.

7. Ведение подборки официальной переписки по проекту или по документам, связанным с проектом.

8. Расчет финансового результата проекта на основе данных коммерческих документов проекта и сведений о поступлении оплат.

9. Типовые роли для назначения прав пользователям к функционалу опции Управление проектами.

Минимально необходимая настройка

Для начала использования опции нужно предварительно выполнить некоторые настройки системы Ведок.

Создание группы документов для Проектов

Под пользователем с правами ведения справочников или администратором зайдите в справочник Группы документов и создайте как минимум одну группу документов для ведения проектов с Видом документов Группа проектов. Принцип создания групп для Проектов точно такой же как и для прочих документов в системе Ведок и имеет только одну специфическую для документов такого вида секцию – Шаблон системных папок проекта.

Заполнение этой секции не обязательно. Здесь можно задать стандартную структуру системных папок проекта для этой группы документов управления проектами. Папки будут использоваться для структурирования файлов, используемых в ходе работы с проектами (см. раздел: Файлы).

Создайте столько групп документов для ведения проектами, сколько нужно, рекомендуется создавать отдельные группы для проектов если:

1. Может потребоваться разделять доступ пользователей к проектам разных групп.

2. Можно выделить в разные группы проекты исходя из разной технологии (плана) реализации или типа проекта.

Назначение прав пользователям

Для разграничения основных прав пользователей в части доступа к проектам используются стандартные роли:

1. Просмотр проектов (project_view) – назначьте ее всем пользователям, кому нужно дать право поиска и просмотра проектов, просмотр и работа с задачами и файлами проекта и т.п.. Фактически эта роль нужна всем пользователям, кому может потребоваться доступ к данным и задачам проекта в связи с участием в его исполнении.

2. Создание проектов (project_create) – нужна всем пользователям, кто может выступать в роли менеджера проекта и заниматься управлением проектом.

3. Супервизор проектов (project_supervisor) – дает полные права на работу с любыми проектами вне зависимости от того, является пользователь участником данного проекта или нет.

Роли определяют лишь основные права доступа к данным и функциям опции Управление проектами. Права и доступность тех или иных функций внутри каждого конкретного проекта зависит от того, является ли пользователь участником «Команды проекта», в какой роли он представлен в команде, является ли он исполнителем Этапов и Задач проекта.

Детально принцип разделения прав пользователей в зависимости от их роли и степени участия в проекте описан в разделе: Права пользователей при работе с Проектами.

Папки приложения опции Управление проектами

У пользователей, как минимум имеющих право просмотра проектов, в главном меню отображается дополнительный раздел Управление проектами, содержащий несколько пунктов.

Пункт Все проекты отображается только у пользователей, которым назначена роль Супервизор проектов. Он отображает экран с полным перечнем проектов, созданных в системе Ведок:

• Задачи на исполнении – отображает экран с перечнем задач и этапов проекта, где пользователь является Исполнителем.

• Мои задачи - отображает экран с перечнем задач и этапов проекта, где пользователь является Инициатором (т.е. поставивший задачу/этап и контролирующий работу по ней).

• Отчеты по проектам – здесь отображается перечень отчетов исполнителей по задачам проекта, инициатором которых является текущий пользователь.

• Я куратор – отображает полный перечень этапов проектов, в которых текущий пользователь является куратором этапа.

• Я в команде проекта – отображает пользователю перечень проектов, в которых состоит в команде проекта в любой роли, но не является в них главным менеджером проекта.

• Я менеджер проекта – отображает пользователю перечень проектов, в которых он является основным (главным) менеджером проекта.

Счетчик справа от пункта показывает количество записей в этой папке.

Создание проекта и его основные данные

Создать новый проект можно с любого экрана, отображающего перечень проектов: Все проекты, Я в команде проекта, Я менеджер проекта.

Для создания проекта пользователь должен быть ассоциирован с сотрудником, назначенным на должность и иметь разрешения, назначаемые ролью Создание проектов (project_create). В этом случае, на перечисленных выше экранах будет активна кнопка Создать.

Экран нового проекта открывается в отдельной вкладке.

Обязательными являются только 4 реквизита, два из которых заполняются автоматически. Статус для проекта – Создан, а в поле Менеджер проекта на вкладке Основное по умолчанию заполняется пользователем создавшим проект. Далее его можно будет изменить.

Выберите Группу документов в создаваемом проекте и Номер проекта заполнится автоматически исходя из правила номерообразования и формата номера, определенного при настройке группы документов. После этого карточка проекта может быть сохранена.

Вкладка Основное содержит главные реквизиты проекта. Значение полей на вкладке Основное:

1. Поля Начало и Срок предназначены для обозначения интервала дат реализации проекта. Т.к. карточка проекта в системе может создаваться еще на этапе предварительной работы с потенциальным заказчиком – поля не обязательные и могут быть заполнены по мере согласования рамок проекта.

2. Исполнитель – один из контрагентов с признаком «Наша компания».

3. Менеджер проекта – основной (главный) менеджер проекта от Исполнителя. Здесь указывается пользователь, который будет выполнять основную руководящую роль по данному проекту. Он получит максимум прав и функций в системе Ведок в отношении данного проекта.

4. Заказчик – любой контрагент из справочника. Т.к. в рамках проекта может быть заключено несколько договоров с заказчиком на разные юридические лица – в этом поле следует указывать основного контрагента, курирующего проект в целом.

5. Ответственный от заказчика – контакт ответственного за проект со стороны заказчика. Выбирается только из контактов, добавленных в Сотрудники компании в карточке контрагента.

6. Группа необязательных полей Регион, Район, Населенный пункт может использоваться для указания основной локации объектов по проекту и последующей аналитике географии проектов. При вводе в этих полях предлагается автоматический подбор вариантов по мере ввода на основе ранее введенных в такие же поля данных в других карточках проектов. Поэтому, по мере использования системы для них накапливается словарь используемых значений, ускоряющих ввод.

7. Описание проекта является необязательным, но рекомендуется всегда заполнять это поле, давая краткое описание сути проекта.

8. В секцию Контакты по проекту могут быть добавлены контакты из одноименного справочника. При наборе с клавиатуры и нажатием на кнопку выпадающего справочника предоставляется выбор из числа контактов контрагента-заказчика. А клик на кнопке [...] вызывает открытие окна выбора из справочника Контакты с возможностью выбрать любой контакт.

   

Возможность добавления в секцию любого контакта, а не только контакта от контрагента-заказчика связано с тем, что очень часто в работу по проектам так или иначе вовлечены лица из самых разных смежных организаций, включающей контролирующие органы. Для каждого контакта здесь можно в поле Комментарий указать зону ответственности контакта.

Над секцией расположены так же кнопки Создать, Изменить, Исключить.

Создать – вызывает создание нового контакта одноименного справочника и автоматическое его добавление в секцию Контакты по проекту.

Исключить – исключает выделенный контакт из контактов по данному проекту. Но это не приводит к удалению контакта из справочника.

Изменить – редактирование данных контакта.

Для добавления комментариев о зоне ответственности добавленного контакта сделайте двойной клик мыши в поле Комментарий. После этого поле откроется на редактирование. По окончанию ввода нажмите ОК для сохранения комментария или Отмена.

Дополнительные вкладки экрана проекта

Подробные данные проекта и функционал управления проектом разделены по вкладкам на экране (карточке) проекта. Доступ к конкретной вкладке и доступные на ней пользователю функции зависят от его роли в проекте.

Команда

Вкладка предназначена для формирования списка основных участников выполнения проекта. Каждому участнику Команды назначается Роль в проекте, от которой зависит доступность тех или иных функций в рамках проекта.

В команде проекта должен быть как минимум один пользователь в роли Менеджер. При создании нового проекта, главный менеджер проекта, указанный на вкладке Основное автоматически записывается в качестве Менеджера проекта на вкладку Команда и обозначается иконкой в Проекте нет ни одного элемента Плана проекта с назначенными исполнителями и в Команде проекта находится только единственный главный менеджер – карточка этого проекта будет доступна только ему и пользователю с ролью Супервизор проектов.

Если проект ведется более чем одним менеджером или просто требуется предоставить максимальные права по работе с данным проектом и другим сотрудникам – добавьте их в Команду проекта и назначьте им Роль в проекте – Менеджер.

Если кому-то из сотрудников требуется доступ к Проекту для наблюдения за ходом его исполнения – добавьте его в Команду в роли Куратор.

Принцип разделения прав в зависимости роли Команде проекта описан в разделе: Детальное распределение прав доступа внутри Проекта

Для каждого участника Команды проекта может быть указана Степень вовлеченности. Это значение в процентах, указывающее на то, сколько времени от общей трудоемкости управления проектом приходится на данного участника.

Если в команде проекта единственный менеджер – это 100%. Если в команде 2 участника, то степень их вовлеченности может составлять, например, 70% и 30%.
Указывать Степень вовлеченности участников команды не обязательно. Но этот показатель может быть полезен, например, для принятия решения о премировании команды проекта по итогу его завершения.

В поле Комментарий можно указать что входит в компетенцию каждого участника проекта.

Объекты

Вкладка Объекты используется когда в рамках Проекта выполняются работы на нескольких объектах.

Для каждого объекта кроме наименования могут быть поля: Регион, Район, Населенный пункт, Адрес и Комментарий. Для полей Регион, Район, Населенный пункт предлагаются подсказки по мере ввода из словарей, составленных по данным заполнения этих полей в карточках проектов системы Ведок.

В новых версиях опции мы панируем добавить возможность связывать Вехи, Этапы и Задачи проекта с Объектами.

Файлы

Вкладка Файлы предназначена для централизованного хранения различных файлов, используемых при реализации проекта. Это могут быть фотографии, файлы исходных данных, эскизы и чертежи – любые файлы, которые важны при работе с данным проектом, но не представлены в Ведок в виде документов.

Файлы могут быть организованы в папки. Папки могут быть двух типов: пользовательские и системные. Для любых папок в поле Комментарий можно указать пояснения относительно того, какие файлы следует в нее помещать.

Системные папки могут создавать только участники команды проекта в роли Менеджер. Такие паки не могут быть удалены и переименованы другими пользователями. Поэтому, их удобно использовать для определения обязательной структуры хранения файлов в проекте. Системные папки отмечены темной иконкой, а пользовательские - светлой .

Файлы и папки можно перемещать в другие папки.

Подробнее принцип разделения прав пользователей при работе с файлами проекта описан в разделе: Детальное распределение прав доступа внутри Проекта

В остальном, работа с файлами аналогична работе с файлами любых других документов в системе Ведок.

Переписка

Вкладка предназначена для отображения всей официальной переписки по Проекту и переписке, связанной с коммерческими документами проекта, представленными на вкладке Документы.

Карточка Проекта может создаваться задолго до заключения контрактов на работы, еще на этапе «предпродажной работы». Для того, чтобы в Проекте отразились официальные письма (коммерческие предложения, предварительные оценки и т.п.) которыми обменивались с потенциальным заказчиком еще до заключения договора – они должны создаваться из карточки Проекта, на вкладке Переписка и добавлены на эту вкладку (связаны с Проектом). В колонке Ссылки на документы отображается выпадающий список документов, которые непосредственно связаны с письмом, приобщенным к проекту. На снимке экрана ниже, на вкладке Переписка мы видим связанное с Проектом письмо №В-1 с запросом коммерческого предложения и ссылку на связанный с ним ответ (№ И2).

Кнопка Создать дает возможно создать в Ведок новое исходящее или входящее письмо сразу связав его с Проектом. Для этого, пользователь должен обладать правам на создание писем.

Изменить – открывает экран редактирования выбранного письма при наличии у пользователя нужных разрешений.

Добавить – вызывает окно с перечнем всех писем, зарегистрированных в Ведок для выбора письма, которое надо связать с Проектом.

Исключить – исключает письмо из переписки Проекта (удаляет связь письма с Проектом) но не удаляет сам документ из системы.

Документы

Вкладка предназначена для систематизации доходных и расходных документов проекта. Она разделена на две секции: Доходные документы и Расходные документы.

В секции Доходные документы могут быть добавлены или созданы Доходные договоры и Счета – т.е. те коммерческие документы, которыми оформлена доходная часть проекта.

Счета добавляются непосредственно в Доходные документы проекта только в том случае, если предполагается оплата услуг/работ/материалов по этому счету без оформления договора.

В секции Расходные документы могут быть добавлены или созданы расходные Договоры и расходные (входящие) Счета, оформляющие расходную часть проекта: закупки материалов, привлечение субподрядчиков и т.п. А так же в эту секцию могут быть приобщены Авансовые отчеты сотрудников по расходам в связи с исполнением данного проекта.

Финансы

Вкладка предназначена для отображения сводной финансовой аналитики по проекту и истории движения денежных средств. Доступ к вкладке имеют пользователи с ролью Супервизор проектов, главный Менеджер проекта, пользователи, указанные на вкладке Команда проекта в роли Менеджер проекта или Куратор проекта.

Секция Баланс проекта:

1. Доходная часть - общая плановая сумма поступлений на основании всех доходных документов проекта. (Сколько должны получить по доходным документам проекта).

2. Расходная часть - общая сумма на основании всех расходных документов проекта.

3. Финансовый результат - [сумма из п.1] - [сумма из п.2] .

4. Поступления факт. - общая фактическая сумма поступлений по Реестру оплат по всем всех доходным документам проекта. (сколько по факту поступило по доходным документам проекта).

5. Остаток - недополучено по проекту. Это не долг, т.к. часть работ может быть еще не выполнена. А именно разница между суммой из договоров (Доходная часть) и текущим поступлениям по доходным документам проекта.

6. Оплаты факт. - общая сумма отчислений по Реестру оплат на основании всех расходных документов проекта. Она не включает суммы из авансовых отчетов, т.к. по ним (как внутреннему документу) не ведется Реестр оплат.

7. Аванс.отчеты, факт – сумма из всех авансовых отчетов в расходных документах проекта.

Секция Поступления и Оплаты отражает подтвержденные записи поступлений по доходным документам проекта и расходным документам.

План проекта

Отображает план реализации проекта в виде таблицы с древовидным отображением Задач проекта в зависимости от их подчиненности.

В последующих версиях планируется добавить отображение в виде диаграммы Ганта.

Задачи проекта, составляющие План проекта могут быть трех видов:

1. Веха – не обязательный элемент плана, применяемый для структурирования планов больших проектов. Предназначена для группировки прочих Задач проекта и обозначения ключевых контрольных точек проекта или важных его этапов. Веха всегда находится на первом уровне вложенности, не имеет других задач-предшественников, но имеет подчиненные Задачи проекта или Этапы.

2. Этап. Предназначена для обозначения значимого этапа исполнения проекта. Может быть подчиненным внутри Вехи или находиться непосредственно на первом уровне Плана проекта.

3. Задача проекта. Предназначена для обозначения любых локальных задач по исполнению проекта. Может быть подчиненной внутри Вехи, Этапа или находиться непосредственно на первом уровне Плана проекта. Задача проекта может в свою очередь иметь другие подчиненные Задачи проекта.

   

Кнопки и действия:

1. Создать. При наличии соответствующих разрешений отображает выпадающий список предварительного выбора вида создаваемой Задачи проекта: Веха, Этап, Задача проекта. После выбора открывается окно создания Задачи проекта выбранного вида и после сохранения созданный элемент Плана проекта отображается на вкладке. Этапы и Вехи в плане проекта могут создавать только участники команды Проекта в роли Менеджер. Задачи проекта могут создавать все участники выполнения Проекта, включая исполнителей Задач и Этапов проекта.

2. Изменить. При наличии соответствующих разрешений открывается окно редактирования Задачи проекта. При отсутствии прав на редактирование элемента окно открывается в режиме чтения и выполнения доступных действий (например, ввод отчета о выполнении).

3. Удалить. При наличии соответствующих разрешений выполняет полное удаление элемента плана (включая вложенные) с предварительным диалогом для подтверждения действия.

Большие планы рекомендуется начинать составлять начиная с Вех и далее детализировать наполнение Вехи подчиненными Этапами и Задачами проекта.

Экран Вехи имеет минимум полей. Обязательными является Срок и Описание. Признак Выполнено используется для отметки завершения Вехи, совместно с ним заполняется Дата завершения.

Бегунок Выполнение служит индикатором динамики выполнения Вехи в процентах. Крайнее правое положение – это 100%.

Индикатор предназначен не более чем для информирования о примерном состоянии выполнения элемента плана. Соответственно, перемещение бегунка в крайнее правое положение на 100% выполнения не приведет автоматически к установке признака Выполнено и заполнению Даты выполнения.

На вкладке Вехи/Этапы отображаются подчиненные элементы плана.

Вкладка Файлы позволяет хранить любые файлы, связанные каким-то образом с исполнением элемента Плана.

Для любого элемента Плана можно указать непосредственного Предшественника. Это помогает изначально структурировать План. При изменении Предшественника для элемента плана – элемент со всеми подчиненными элементами переносится в новое расположение в Плане.

Любой элемент Плана изначально может быть создан как подчиненный к уже существующему элементу. Для этого выделите Предшественника для которого нужно создать вложенный (подчиненный элемент) и нажмите кнопку Создать на панели действий. Либо нажмите правую кнопку мышки.

В результате действия на снимке экрана будет создан Этап внутри Вехи «Подготовка и планирование».

Экран Этапа имеет несколько новых атрибутов по сравнению с Вехой:

1. Признак Контроль. Используется для обозначения важных этапов, требующих тщательного контроля. Для привлечения внимания к таким элементам плана на вкладке План и в папках приложения элементы отмечаются иконкой .

2. Длительность – плановая длительность этапа в календарных днях. Это информационное поле, недоступное для редактирования. Длительность рассчитывается автоматически на основе данных полей Срок и Дата начала.

3. Куратор – пользователь (помимо менеджера проекта), которому важно наблюдать за выполнением этапа. Куратор получит доступ к карточке Проекта и курируемого Этапа с ограниченными правами, достаточными для наблюдения за исполнением курируемых этапов проекта. Добавлять Куратора этапа в Команду проекта не требуется. Запись курируемого этапа отразится пользователю в папке Я куратор.

4. Контакт – контактное лицо от заказчика Проекта или любой другой внешний Контакт, связанный с исполнением Этапа.

5. Исполнители – пользователи, назначенные исполнителями Этапа. Они автоматически получат ограниченные права доступа к Проекту и исполняемому ими Этапу. Запись исполняемого этапа для этих пользователей отразится в папке Задачи на исполнении.

Третий вид элемента Плана - Задача проекта.

Экран Задачи проекта почти аналогичен Этапу за исключением небольших отличий:

1. У Задачи нет Куратора, но есть Инициатор задачи, который отслеживает ее выполнение. Задача проекта может быть создана любым участником проекта или пользователем с соответствующими разрешениями. При этом, в качестве Инициатора можно указать другого пользователя, который в дальнейшем будет следить за исполнением задачи.

2. Исполнители Задачи проекта могут создавать Отчеты по исполнению задачи. Для контрольных Задач эти отчеты направляются на утверждение Инициатору. В этом смысле работа с отчетами исполнителей по Задаче проекта аналогична работе со стандартной Задачей в системе Ведок.

Права пользователей при работе с Проектами

Общий принцип распределения прав на работу с Проектами заключается в следующем:

1. Сама возможность быть менеджером проекта, получать к нему доступ на чтение и выполнение каких-то функций в качестве участника Проекта - определяется ролями пользователя. Без этого пользователь даже не видит экранов и папок от функционала управления Проектами. А детали доступа к функционалу конкретного Проекта зависят от «Роли в проекте» и участия в Задачах проекта.

2. Пользователь видит Проект как минимум в режиме «только чтение» и может создавать рабочие Задачи проекта если он фигурирует в качестве «участника Проекта», то есть:

   • Указан в поле «Менеджер проекта».

   • Указан на закладке «Команда» Проекта.

   • Указан в Вехе, Этапе, Задаче проекта в качестве Инициатора или Исполнителя, или Куратора.

   • У него есть спец. разрешение «Супервизор проектов».

3. Максимальными правами на редактирование содержимого карточки Проекта обладают пользователи указанные на вкладке «Команда» в роли «менеджер проекта» или в одноименном поле на вкладке Основное.

4. Пользователь со спец. разрешением «Супервизор проектов» может редактировать содержимое любой карточки Проекта.

5. Создание Вех и Этапов (как ключевых элементов плана Проекта), редактирование Объектов и данных на вкладке Основное - доступно только пользователю, который указан на вкладке «Команда» проекта в роли «менеджер проекта» или в поле «менеджер» на вкладке Основное. А создание рабочих Задач проекта доступно любому «участнику проекта».

6. Доступ к вкладке «Финансы» есть только у тех пользователей, кто указан на вкладке «Команда» проекта в роли «менеджер проекта» или «куратор проекта».

7. Для доступа к вкладке Файлы нужно быть «участником проекта». А отдельные функции на вкладке зависят от «роли в проекте»

8. Для доступа к вкладке «Обсуждение» для чтения и оставления комментариев доступно любому «участнику проекта».

Более подробно доступ к отдельным вкладкам и функциям описан ниже в разделах: Детальное распределение прав доступа внутри Проекта и Детальное распределение прав на экранах Веха, Этап, Задача проекта.

Доступ к основным действиям при работе с Проектами

Роли (разрешения) пользователей для работы с Проектами:

1. Роль «Создание и редактирование Проектов» – дает возможность создавать/редактировать новые карточки Проектов. Возможность редактировать карточки Проектов созданные другими пользователями зависит от его Роли в Проекте и участия в Проектных задачах.

2. Роль «Создание и редактирование Задач проекта» - дает возможность создавать/редактировать новые Вехи, Этапы, Задачи в Проекте. Возможность редактирования Вех, Этапов, Задач проекта созданных другими пользователями зависит от его Роли в Проекте и участия в Проектных задачах.

3. Роль «Работа с Проектами» – дает возможность доступа и/или редактирование на просмотр к экранам и карточкам Проектов и Вех, Этапов, Задач проекта. Дополнительные возможности (кроме просмотра) конкретного пользователя внутри Проекта зависят от его Роли в Проекте и участия в Проектных задачах.

4. Специальное разрешение «Супервизор проектов» – дает абсолютное право доступа на чтение и редактирование любых карточек Проектов и Проектных задач вне зависимости от Роли в Проекте и участия в Задачах Проекта. Требует наличия у пользователя ролей: «Создание Проектов», «Создание Плана проекта», «Работа с Проектами».

Детальное распределение прав доступа внутри Проекта

Для полноценной работы пользователя с Проектами он должен иметь как минимум роли: «Создание Проектов», «Создание Плана проекта», «Работа с Проектами».

Детали уровня доступа и функций, которые он сможет выполнять в карточке Проекта и с Задачами проекта зависят от его роли в Проекте и участия в Задачах проекта.

Детальное распределение прав на экранах Веха, Этап, Задача проекта