Руководство пользователя

Подразделения

Справочник позволяет описать организационную структуру вашей компании – структуру подразделений и сотрудников с их должностями. Но это не формальное «штатное расписание», обязательное для каждого юридического лица. Отразите здесь вашу компанию/организацию так, как она выглядит с точки зрения управления и взаимодействия сотрудников.

Например, очень часто даже небольшие компании официально представлены двумя и более юридическими лицами, со своими сотрудниками и специализацией деятельности, но, фактически, работающие как «единый организм» или «группа компаний». В этом случае, наверняка, есть «отдел продаж», который предлагает клиентам весь спектр товаров и услуг от всех ваших юридических лиц.

Возможно, вы на постоянной основе сотрудничаете со специалистами, которые вообще не состоят в штате. Например, привлеченные менеджеры в области рекламы, продвижения сайтов. Если вы хотите их так или иначе вовлекать в повседневную деятельность компании, как минимум, направляя им поручения или привлекая к обсуждению каких-то документов – отразите таких «внештатных» сотрудников в этом справочнике.

Для создания/редактирования структуры организации откройте справочник Подразделения. Он, как и другие справочники, находится в левой панели меню, в разделе Меню и Папки приложения.

Экран Подразделения объединяет возможности создания организационной структуры и сотрудников.

В основной части экрана располагается дерево организационной структуры: подразделения и должности (позиции) в подразделениях. Для лучшего понимания управленческой структуры подразделения могут размещаться внутри вышестоящих подразделений, отражая структуру подчиненности. Хотя это не обязательно. Микро-компании вполне достаточно сразу создать должности для сотрудников и руководителей без создания папок подразделений.

Справа располагается область отображения и редактирования подробной информации о выбранном элементе в организационной структуре. Например, выше, на снимке экрана, в правой части мы видим подробные сведения о менеджере отдела продаж, включая основные данные сотрудника, занимающего сейчас эту позицию.

В верхней части экрана Подразделения располагается панель кнопок основных действий. Доступность тех или иных кнопок зависит от прав пользователя.

При попытке удаления элементов справочников, которые уже использованы в документах или задачах, записи из справочника не удаляются, а «блокируются» и не отображаются для повседневного использования обычным пользователям. Однако пользователям с правами администратора доступна кнопка переключения режима отображения

Если переключить отображение в режим показа удаленных записей, то подразделения, которые были ранее удалены, будут отмечены значком .

Кнопка Создать подразделение позволяет создавать новые структурные единицы в справочнике.

Если в организационной структуре выделено какое-то подразделение (строка отмечается синим цветом), то кнопка Создать подразделение автоматически создаст новое подразделение внутри выделенного.

Кнопка Создать должность позволяет создавать новые позиции (должности), к которым можно будет привязать (назначить) сотрудников.
Должности могут быть созданы внутри подразделений. Для этого щелкните по строке подразделения, чтобы выделить его, и нажмите кнопку Создать должность.

Можно создавать должности без размещения внутри подразделений, они будут находиться на первом уровне структуры.

У должности есть флажок Руководитель. Такой признак может иметь только одна должность в подразделении.

На основе него в процессах согласования можно автоматически определять то, кто является руководителем подразделения.

Это важно для таких сценариев согласования как «согласовать со всеми руководителями всех подразделений», «согласовать с руководителем подразделения» и т.п.

Должности, к которым не привязаны сотрудники (незанятые должности), выделяются цветом текста и фоном строки.

Здесь «Новая должность» в подразделении «Производственный отдел» не занята, сотрудник не назначен, строка свободной должности выделяется голубым фоном, а текст должности зеленым цветом. Справа, в области подробных сведений мы видим только сведения о должности, сведений о сотруднике нет.

Создадим сотрудника, занимающего «Новую должность». Для этого нужно щелкнуть по свободной должности и нажать кнопку Создать сотрудника.

Обязательные для заполнения поля будут выделены на экране красными рамками.
Для создания нового сотрудника достаточно указать его Фамилию и Имя.
Для штатных сотрудников рекомендуется указывать и отчество, т. к. в этом случае печатные формы различных официальных документов будут заполняться полностью корректно без дополнительного ручного ввода. Например, в Ведок можно легко заполнять авансовые отчеты и выводить их на печать, а для корректного заполнения этого документа требуется фамилия, имя и отчество сотрудника (подотчетного лица).

Если сначала была выделена должность, а потом нажата кнопка Создать сотрудника, то поле Подразделение будет заполнено автоматически. Должность можно изменить, но для выбора будут отображены только свободные должности, на которых еще нет сотрудника.

Фото, которое будет использоваться для создания «аватарки» сотрудника, добавлять не нужно. Система сама создаст «аватарку» из инициалов сотрудника, при сохранении нового сотрудника. В дальнейшем сотрудник может сам при желании его заменить.

В случае, если вы только начали настраивать Ведок для начала его использования - можно сразу создать пользователя (логин) для этого сотрудника. Для этого нужно нажать кнопку справа от поля Связанный пользователь для открытия окна создания пользователя.

Для быстрого создания нового пользователя для нового сотрудника нажмите в поле Связанный пользователь. Откроется экран создания и редактирования пользователей, в котором нужно нажать кнопку Создать.

Для начальной регистрации пользователя достаточно заполнить обязательные поля, выделенные красными рамками.

В поле Логин можно использовать цифры, русские и английские буквы, но не рекомендуется использовать пробел.

Поля Фамилия, Имя, Отчество, Должность – заполнятся автоматически, если связать пользователя с Сотрудником.

Нажмите ОК, чтобы сохранить нового пользователя и кнопку Выбрать в списке пользователей, чтобы связать только что созданного пользователя с сотрудником.

Пользователи

Работа с учетными карточками всех пользователей системы доступна администратору на экране Пользователи.

Для перехода выбрать раздел Администрирование, Пользователи или из карточки сотрудника, как было сказано выше.

В колонке Должность мы видим должность сотрудника, с которым связан логин данного пользователя. Это означает, что, войдя в систему, пользователь будет видеть те документы и Задачи, которые находятся в папках сотрудника на данной должности.

Если логин пользователя не связан с Сотрудником, назначенным на Должность в Подразделениях (например, administrator), то функции данного пользователя в системе, в части работы с документами и задачами, будут ограниченными. Такой пользователь не сможет создавать в Ведок новые документы и задачи, ему невозможно направить задачу или документ на исполнение.

Для таких пользователей будут скрыты поля сумм Договоров, если им не назначена Роль со специфическим разрешением «Видеть значения сумм договора» (по умолчанию только у administrator).

Автором и исполнителем документов и задач в Ведок может быть только пользователь, связанный с сотрудником в определенной должности.

Это является следствием очень важного принципа работы системы «Ведок:

Конкретный сотрудник, занимавший какую-либо должность, может уволиться, перейти на новую должность в компании. Но сотрудник, занявший его должность, автоматически будет видеть все документы и задания, ранее направленные его предшественнику и созданные его предшественником на данной должности. Несмотря на изменение «персоналии», бизнес-функция в организации должна исполняться.

При создании нового пользователя или редактировании существующего – открывается учетная карточка пользователя.

При создании нового пользователя обязательны для заполнения поля, выделенные красными рамками. Поля ввода пароля отображаются только при создании нового пользователя.

В поле "Логин" можно использовать цифры, русские и английские буквы, не рекомендуется использовать пробел.

В качестве временного пароля, рекомендуется установить пароль, такой же как логин пользователя.

Поля "Фамилия", "Имя", "Отчество", "Должность" недоступны для ввода вручную – они заполнятся автоматически, если связать пользователя с Сотрудником.

Заполнение поле "email" позволяет Ведок использовать этот адрес для отправки различных оповещений (например, о поступлении новой задачи, документа, заказа, назначенного пользователю).

Поле "Имя пользователя Telegtam" предназначено для указания имени пользователя в мессенджере Telegram для отправки уведомлений через чат-бот.

Методика создания такого чат-бота и настройки Ведок на отправку через него уведомлений описана в руководстве Ведок. Опция - уведомления в Telegram.

Флажок Активен используется для блокировки или разрешения работы пользователя в системе.

Назначение прав пользователю

Права доступа к документам и задачам, функции, которые сможет выполнять в системе пользователь – все это определяется Ролями. Стандартно при создании нового пользователя ему приписываются роль, дающая минимальные разрешения для входа в систему и чтения некоторой информации включая оповещения (Ведок: минимальные разрешения). Если требуется расширить права пользователя, например, дать возможность создавать и редактировать Договоры, то нужно добавить соответствующую роль.

Для того чтобы посмотреть какие Роли назначены пользователю или изменить набор Ролей пользователя - выделите нужного пользователя и нажмите кнопку Назначения ролей на панели действий или выберите одноименный пункт в выпадающем меню под правой кнопкой мыши.

Экран назначения Ролей содержит две панели: Ресурсные роли и Ограничения уровня строк.

Они отображают два вида Ролей, назначенных пользователю:

Ресурсные роли определяют общие разрешения на доступ к "ресурсам" системы (пунктам меню, экранам, справочникам, документам, задачам, файлам и т. п.). Они могут предоставлять доступ разного уровня (чтение, создание, редактирование, удаление). Но если роль разрешает "чтение Договоров" то это разрешение действует для всех документов вне зависимости от их содержания.

Ограничения уровня строк позволяют настроить доступ более тонко и исключить доступ к отдельным экземплярам документов по дополнительным условиям. Например, "Ограничение доступа к чужим договорам" позволяет исключить доступ пользователя к Договору, если пользователь не является участником этого договора: не создавал этот договор, не является в нём Менеджером, исполнителем Задач по договору.

Для добавления или удаления Ролей воспользуйтесь кнопками на панели действий. При нажатии кнопки Добавить откроется диалоговое окно со списком ролей.

Секция Фильтр ограничивать перечень ролей на экране с помощью фильтрации по ключевым словам в Названии роли или Коде роли. По умолчанию это диалоговое окно отображает стандартные роли Ведок, что определяется фильтром по Коду роли.

Стандартные роли Ведок

Система Ведок укомплектована набором стандартных ролей, позволяющим задать типичные варианты распределения прав пользователей и быстро настроить систему для начала эксплуатации.

Их можно использовать "как есть", использовать при создании более крупных ролей (включающих несколько стандартных) или использовать в качестве примера для создания собственных ролей пользователей.

Но Роли — это очень мощный и гибкий механизм, дающий возможность самостоятельно описывать права пользователей от укрупненного вида (например, «Менеджер по продажам»), до максимально детального, вплоть до разрешения/запрета доступа к отдельным реквизитам документов, специфических разрешений на именованную функциональность или ограничения доступа к документом по условию.

Для идентификации ролей они имеют Название и Код.

Название роли коротко описывает ее функционал. От версии к версии название роли может немного меняться. названия всех типовых ролей Ведок начинаются с Ведок:

Код роли используется в качестве технического идентификатора Роли и не меняется в новых версиях. Все коды стандартных ролей в Ведок начинаются с vedoc-.

Эти ключевые слова удобно использовать при выборе стандартных ролей с помощью фильтров.

Обзор стандартных ролей (может в приложение?)

1. Роль "Ведок: администратор" (vedoc-admin-local) - предоставляет максимальный доступ к функциям и данным в системе. По умолчанию эта роль назначена встроенному пользователю administrator.

2. "Ведок: BPM администратор" (vedoc-bproc-admin) - эта роль дает возможность доступа к экранам и функциям администрирования подсистемы Управления бизнес процессами (BPM), на базе которой выполняются процессы согласования документов. Эта роль включена в "Ведок: администратор", но при желании она может быть назначена пользователю отдельно. Это позволит назначить ему разрешения по администрированию бизнес процессов не предоставляя более обширных разрешений роли "Ведок: администратор".

3. "Ведок: минимальные разрешения" (vedoc-minimal-allow) - автоматически назначается всем новым пользователям при их создании. Эта роль предоставляем минимальные разрешения, дающие возможность входа в систему, использования Настроек пользователя и чтения Оповещений. Так же она включает возможность доступа на чтение ко всем базовым объектам системы и справочникам.

4. "Ведок: чтение документов" (vedoc-documents-read) - дает доступ на чтение к Документам (входящие и исходящие письма, внутренние документы) включая приложенные файлы.

5. "Ведок: управление документами" (vedoc-documents-manage) - включает в себя разрешения роли "Ведок: чтение документов" и добавляет возможность создания, редактирования и удаления документов, включая приложенные файлы.

6. "Ведок: просмотр авансовых отчетов" (vedoc-advancedreports-read) - доступ на чтение к авансовым отчетам включая приложенные файлы.

7. "Ведок: управление авансовыми отчетами" (vedoc-advancedreports-manage) - включает роль "Ведок: просмотр авансовых отчетов" и добавляет возможность создания, редактирования и удаления авансовых отчетов включая приложенные файлы.

8. "Ведок: работа с задачами" (vedoc-work-with-tasks) - доступ к функциям работы с Задачами: чтение, создание, удаление, создание и работа с Отчетами по задачам (включая приложенные файлы.).

9. "Ведок: базовый доступ к функ. продаж" (vedoc-sales-objects-read) - добавляет минимально необходимые разрешения для работы с функциями и документами продаж. Это доступ на чтение к таким объектам и справочникам Группы документов продаж, Прайс, Спецификации в документах продаж и т.п. Данная роль по своему назначению аналогична роли "Ведок: минимальные разрешения", но в части работы с документами продаж. Назначайте ее всем пользователям, так или иначе причастным к работе с "коммерческими документами".

10. "Ведок: доступ к заказам/ком.предложениям" (vedoc-orders-read) - чтение Заказов и Коммерческих предложений, включая приложенные файлы.

11. "Ведок: управление заказами|ком.предложениями" (vedoc-orders-manage) - включает роль "Ведок: доступ к заказам/ком.предложениям" и добавляет возможность создания, редактирования и удаления Заказов и Ком. предложений включая приложенные файлы.

12. "Ведок: просмотр счетов" (vedoc-invoices-read) - доступ на чтение к Счетам включая приложенные файлы.

13. "Ведок: управление счетами" (vedoc-invoices-manage) - включает роль "Ведок: просмотр счетов" и добавляет возможность создания, редактирования и удаления Счетов включая приложенные файлы.

14. "Ведок: чтение договоров" (vedoc-contracts-read) - доступ на чтение к Договорам и приложенным к ним файлам.

15. "Ведок: управление договорами" (vedoc-contracts-manage) - включает роль "Ведок: чтение договоров" и добавляет возможность создания, редактирования и удаления Договоров включая приложенные файлы.

16. "Ведок: просмотр отгрузоч. документов" (vedoc-shipments-read) - доступ на чтение к отгрузочным документам (Акты, Накладные, УПД) включая приложенные файлы.

17. "Ведок: управление отгрузоч. документами" (vedoc-shipments-manage) - включает роль "Ведок: просмотр отгрузоч. документов" и и добавляет возможность создания, редактирования и удаления отгрузочных документов включая приложенные файлы.

18. "Ведок: ведение спецификаций" (vedoc-specifications-manage) - добавляет возможность редактирования Спецификаций в коммерческих документах.

19. "Ведок: чтение обсуждений" (vedoc-chat-read) - дает возможность читать Обсуждения на одноименной вкладке, которая присутствует почти во всех документах.

20. "Ведок: участник обсуждений" (vedoc-chat-create) - включает роль "Ведок: чтение обсуждений" и добавляет возможность писать свои сообщения на вкладке Обсуждения.

21. "Ведок: исполнитель BPM" (vedoc-bproc-minimal) - дает минимальный доступ к функциям Управления бизнес процессами и позволяет пользователю участвовать в согласовании документов (получать документы на согласование и выносить свои решения).

22. "Ведок: инициатор бизнес-процессов" (vedoc-bproc-actors) - включает в себя роль "Ведок: исполнитель BPM" и добавляет возможность запуска процессов согласования документов.

23. "Ведок: управление основными справочниками" (vedoc-basic-classifiers-manage) - полные права на работу с основными справочниками: Контакты, Контрагенты, Официальные представители.

24. "Ведок: управление прайсом" (vedoc-price-manage) - полные права на работу с Прайсом.

25. "Ведок: просмотр дашбордов" (vedoc-dashboard-view) - возможность видеть дашборды в рабочей области или открывать в виде вкладки.

26. "Ведок: просмотр реестром оплаты" (vedoc-payment-register-read) - доступ на чтение к функционалу Реестр оплаты.

27. "Ведок: управление реестром оплат" (`vedoc-payment-register-manage``) - полный доступ для ведения Реестра оплаты.

28. "Ведок: создание фильтров" (vedoc-create-filter) - возможность создавать на экранах простые фильтры по атрибутам и сохранять их для личного использования.

29. "Ведок: создание глобальных и сложных фильтров" (vedoc-global-jpql-filter-create) - разрешает создание сложных фильтров с использованием языка запросов JPQL и сохранение общих фильтров, доступных для использования любым пользователем. Эта роль включена в роль "Ведок: администратор", но может назначаться отдельно опытным пользователям.

30. "Ведок: Настройка вида таблиц" (vedoc-table-presentations) - создавать и сохранять различные варианты отображения табличных экранов как для себя, так и для других пользователей.

Специфические разрешения (может в приложение?)

В Ведок существует несколько специфических разрешений, которые могут быть полезны для реализации различных сценариев доступа. Они оформлены так же в виде ролей.

Чтобы пользователь получил такое разрешение – ему нужно добавить соответствующую роль.

1. "Ведок: отметка выполнения задач задним числом" (vedoc-mark-task-retroactively) – дает возможность при закрытии задачи указать вручную дату и время закрытия «задним числом» (см. Контрольные и неконтрольные задачи).

2. "Ведок: видеть суммы всех договоров" (vedoc-see-contract-sum) – позволяет пользователю всегда видеть суммы договора при включенном механизме «Конфиденциальности сумм договора».

   Механизм «Конфиденциальности сумм договора» по умолчанию отключен в Ведок. Включение механизма позволяет скрывать от пользователя поля с суммами договора и суммой НДС в том случае, если он не является создателем этого договора и не указан в поле «менеджер». Включать и отключать этот механизм может администратор путем переключения свойства приложения sumConfidentialityEnable.

3. "Ведок: просмотр всех экз. процессов" (vedoc-bproc-see-all-process) – влияет на доступность на экране Мои документы, отображающем перечень процессов согласования документов, критерия фильтра Инициатор.

Доступность этого критерия позволяет отслеживать состояние процессов согласования, инициированных другими пользователями.

Ограничения уровня строк (может в приложение?)

В стандартной поставке Ведок есть следующие готовые ограничения уровня строк:

• Ограничение доступа к чужим документам – пользователь с этим ограничением не сможет видеть документы если для группы документов установлен признак Ограниченный доступ (см. Группы документов), а сам пользователь не является участником документа или исполнителем задач по документу.

• Ограничение доступа к чужим договорам - пользователь с этим ограничением не сможет видеть те договоры в которых пользователь не является участником договора или исполнителем задач по договору

• Ограничение доступа к конфиденциальным задачам – запрещает пользователю видеть конфиденциальные задачи, если он не является участником этой задачи (см. Конфиденциальные задачи).

Дополнительные функции управления пользователями

К важным дополнительным возможностям управления пользователями, доступных администратору, можно отнести:

• механизм замещения;

• сброс и генерация пароля;

• изменение пароля пользователя;

• сброс токена "remember me";

• блокирование доступа пользователя в систему Ведок.

Эти функции доступны на экране Пользователи в выпадающем контекстном меню (меню под правой кнопкой мышки) и в выпадающем меню кнопки Дополнительно на панели действий экрана.

Замещение пользователей

Если пользователь может замещать кого-то из коллег – воспользуйтесь механизмом Замещение пользователей.

Откроется окно с перечнем действующих замещений. Нажмите в нем кнопку Создать чтобы настроить новое замещение.

При настройке замещения можно указать то, кого может замещать данный пользователь и период времени, на который действует замещение. Если даты начала и окончания периода замещения не указаны, то возможность замещения будет действовать постоянно. Созданное замещение отобразится в окне действующих замещений. При необходимости - добавьте дополнительные замещения. Сохраните созданные замещения нажав кнопку ОК.

После этого, у пользователя появится возможность переключиться под замещаемого пользователя, увидеть все его документы и задачи, выполнять все необходимые действия за замещаемого сотрудника.

При этом Ведок будет по-прежнему фиксировать, что эти действия выполнил тот пользователь, который фактически вошел в систему, т.е. заместитель.

Сброс и генерация пароля

При сбросе пароля пользователя появится дополнительное окно с подтверждением сброса и генерации пароля. В нем же будет отображен новый сгенерированный для пользователя пароль.

Сброс пароля можно выполнить массово для нескольких выделенных пользователей.

Смена пароля

Функция смены пароля доступна администратору для всех пользователей. Кроме того, рядовой пользователь может самостоятельно сменить свой пароль нажав кнопку Сменить пароль на экране Настройки пользователя.

В диалоговом окне будет предложено ввести новый пароль и его подтверждение.

Сброс токена "remember me"

Функция позволяет сбросить флажок "Запомнить меня", который пользователь может установить на окне входа в Ведок. Это действие можно выполнить для всех пользователей или только для выбранных.

Организации/контрагенты, наша компания

Единый справочник организаций/контрагентов доступен в Меню приложения > Справочники.
Контрагенты - справочник иерархический - в нем можно создавать папки для систематизации перечня контрагентов.

Автоматически при установке системы в нем создается папка Наша компания. Поместите сюда карточки ваших юридических лиц и установите признак Наша компания. Записи справочника с признаком Наша компания будут доступны для выбора корреспондента исходящего письма, поставщика при выставлении счета и т. д.

Карточка контрагента позволяет вести всю необходимую информацию как для ведения бизнес-переписки, так и для создания счетов и прочих коммерческих документов. Для юридических лиц это основные данные организации, адреса регистрации, почтовые адреса, банковские реквизиты и т. д.

Значение поля ИНН верифицируется по требованиям к ИНН в Российской Федерации. Верификацию ИНН можно отключить установив для свойства приложения TaxIdValidatorMode значение false через пункт меню Администрирование -> Свойства приложения.

С контрагентом могут быть связаны карточки контактов из данной организации и данные об официальных лицах, подписывающих документы. Когда нужно указать какие-то дополнительные сторонние контакты, которые важны в работе с этим контрагентом – используйте вкладку Доп.контакты. На ней вы сможете добавить любые контакты из справочника и оставить комментарий к дополнительному контакту.

Если ваша компания работает с частными лицами, то для создания такого контрагента нажмите кнопку Добавить физ.лицо. Карточка контрагента-физ.лица отличается от карточки организации, но так же содержит необходимую информацию для составления официальных документов, включая договоры.

Главным отличием является то, что для контрагента-физ.лица нужно обязательно выбрать или создать Контакт. Контакт содержит Фамилию, Имя, Отчество, телефон и прочие общие контактные данные, а карточка контрагента-физ.лица добавляет реквизиты, необходимые для выставления счетов и составления договоров.

Обязательное наличие Контактов у контрагентов можно настроить с помощью свойства приложения organizations.contactIsMandatory.

В системе Ведок используется метод обезличивания персональных данных. Однако это не освобождает организацию, обрабатывающую персональные данные с использованием информационных систем, от выполнения мероприятий по их защите в соответствии с Федеральным Закон № 152-ФЗ.

Списки контрагентов

Достаточно часто при создании исходящих писем может требоваться указать в Адресатах письма не одну, а перечень организаций. Например, при отправке документа «во все филиалы», «всем партнерам» и т. п.

Чтобы каждый раз не заполнять вручную поле Адресаты множеством наименований - можно использовать заранее заготовленные Списки контрагентов отображаемые на одноименной закладке окна справочника. Для создания Списка контрагентов выберите несколько строк на экране справочника, нажмите кнопку Добавить в набор и укажите как минимум название списка контрагентов (набора).

Теперь для того, чтобы указать в письме в поле Адресаты (кому) этот список контрагентов - достаточно при заполнении поля выбрать соответствующий Список контрагентов. Все контрагенты из списка будут подставлены в поле Адресаты. Подробнее работа с Наборами описана в разделе Наборы.

Группы документов

Данный справочник позволяет настроить формально-правильное ведение официальной деловой переписки организации, структурировать разнообразные внутренние документы. Если в организации уже ведётся регистрация документов, то группы документов можно настроить соответствующим образом. Если регистрация переписки и прочих документов не велась, то рекомендуется выполнить минимальную настройку по рекомендациям, приведенным ниже. Это несложно, и позволит избежать множества рисков и неприятных последствий.

В Ведок есть несколько предопределенных Видов документов: входящий, исходящий, внутренний, авансовый отчет, обращение в тех.поддержку. Карточки документов разных видов будут отличаться соответствующим образом.

Группа документов с видом Входящий подразумевает регистрацию входящих официальных писем. Группа с видом Исходящий – соответственно, предназначена для регистрации исходящих писем от вашей компании внешним организациям. Внутренние - для любых внутренних документов компании.

Специальные виды – Авансовый отчет и Обращение в тех. поддержку.

Группа документов с видом Авансовый отчет предназначена для быстрого создания сотрудниками авансовых отчетов.

Вид документов Обращение в тех. поддержку может использоваться, например, в компаниях, занимающихся техническим обслуживанием других организаций (аутсорсингом), и в данном руководстве рассматриваться не будет.

Для создания новой группы документов нажмите Создать и заполните обязательные поля.

Название группы документов должно быть понятным, т.к. именно оно будет отображаться всем пользователям Ведок.

Префикс и Постфикс номера будут использоваться для формирования номера документов. Например, для группы документов, приведенной выше на снимке экрана, регистрационный номер документа будет выглядеть следующим образом: И-33/22. Где 33 это порядковый номер документа для данной группы, а И- и /22, префикс и постфикс соответственно. Ведок автоматически ведет счетчик номеров для каждой группы документов и сбрасывает его на 1 в начале года.

Если установить признак Свободный номер, то Ведок будет автоматически формировать номер документа с использованием префикса, суффикса и порядкового номера. Номер документа нужно будет вводить вручную.

Установка признака Ограниченный доступ позволяет более строго ограничить доступ к документам. Такие документы будут доступны в Ведок только их автору (пользователю, который создал документ), тому, кому адресован внутренний документ и, участникам Задач по этому документу. А также пользователям, обладающим специфичным правом Чтение всех документов.

Общие рекомендации по настройке групп документов следующие:

1. Для каждого вашего юридического лица должна быть как минимум одна группа документов вида Исходящие и одна вида Входящие.

2. Указывайте организацию-владельца данной группы документов. Здесь можно выбрать одну из организаций с флагом «наша компания». Указание организации-владельца позволяет четко организовать учет документов, избежать лишнего ввода информации при регистрации, вести различные бланки исходящих писем для разных организаций.

3. Если вы собираетесь создавать и хранить в Ведок внутренние документы – создайте как минимум одну группу документов вида Внутренние для каждого вашего юридического лица. Аналогично, для авансовых отчетов.

4. Для Авансовых отчетов и Исходящих добавляйте соответствующие Шаблоны документов. Это позволит получать файл (печатную форму) документа, заполненный по корректному шаблону, нажатием одной кнопки в карточке документа. Сразу после установки Ведок содержит типовые печатные формы основных документов. Печатные формы можно создавать и изменять. Это описано в документации по генератору отчетов, используемому в системе < Jmix Reports: Документация >

Создание задачи

Самый быстрый способ создания Задачи – воспользоваться кнопкой быстрого создания в панели меню и папок. Если вы еще не выбрали Задачи в качестве элемента для быстрого создания – сделайте это.

Затем нажмите кнопку

Откроется окно создания Задачи.

Единственным обязательным для заполнения полем является Описание задачи. Для создания быстрых заметок для себя этого уже достаточно, и это является хорошей заменой стикерам, обычно наклеиваемым на монитор.

Все быстрые задачи, в которых заполнено только Описание автоматически попадают в папку Не забыть.

Можно в любой момент обратить внимание на эту папку, перейти в нее, просмотреть все оставленные ранее на скорую руку записи, просто выполнить быструю задачу или запланировать ее выполнение на конкретный срок, возможно, направить Задачу на исполнение другому сотруднику.

Папки задач

Стандартно в Ведок для работы с Задачами есть папки:

1. Все задачи. Здесь отобразятся все задачи, когда-либо были созданы в Ведок, к которым есть доступ у данного пользователя. Задачи назначенные мне – задачи, которые предстоит выполнять. Здесь находятся задачи, направленные другими пользователями сотруднику, который сейчас работает в Ведок. А также задачи, созданные самим Пользователем, у которых заполнен Срок, но не определен исполнитель.

2. Задачи созданы мной – задачи, которые вы направили другим сотрудникам. В этой папке находятся задачи, созданные сотрудником, который сейчас работает в Ведок, и у которых есть хотя-бы один Исполнитель.

3. Не забыть – папка для быстрых заметок для себя. Здесь находятся задачи, у которых нет исполнителя и не определён Срок. Если вернувшись в папку Не забыть вы откроете задачу и заполните в ней Срок или Исполнителя, то задача переместится в папку Задачи созданы мной».

4. Отчеты – папка для отчетов по контрольным задачам. Если в задаче поставлена отметка Контроль, то задача становится «контрольной». Исполнители такой задачи должны будут написать по ней Отчет, который будет отправлен автору задачи на проверку и подтверждение. Методика работы с контрольными задачами описана ниже.

Табличное представление позволяет гибко управлять отображением информации в папке. При наведении указателя на правый край шапки таблицы появляются значки меню настройки отображения .

Нажмите на значок , чтобы изменить перечень отображаемых колонок.

Для изменения порядка следования колонок – просто переместите в шапке таблицы заголовок колонки в нужное расположение.

Перетаскивая колонки, можно менять группировку данных в таблице. Для группировки таблицы по какой-либо колонке, в заголовке таблицы переместите эту колонку в позицию слева от элемента

Группировать данные можно по нескольким полям. Например, группировка задач по Сроку и Дате начала.

Для сортировки данных в таблице по какой-то колонке – щелкните в шапке этой колонки. Колонка, по которой отсортированы данные, отмечается значком ^ в шапке таблицы.

Настроенное пользователем отображение таблицы запоминается автоматически и используется при следующем открытии этого экрана. Вы можете настроить несколько различных представлений, сохранить их под разными названиями и вручную переключать отображения. Для сохранения настроенного представления таблицы нажмите .

В открывшемся меню Настройки можно сохранить представление с новым именем (сохранить как) или сбросить сделанные настройки.

Для экспорта в Excel всех или выделенных строк таблицы воспользуйтесь кнопкой

Нажатие правой кнопки мыши на задаче открывает контекстное меню с основными доступными действиями (создать, удалить, изменить и т. д.).

Контрольные и неконтрольные задачи

Задачи могут быть двух типов – контрольные и неконтрольные, в зависимости от наличия отметки Контроль.

Неконтрольная задача самая «демократичная» и самая часто используемая - она будет доставлена исполнителю в папку Входящие задачи, и исполнитель сможет сам отметить задачу как выполненную, просто сделав отметку в отчете по задаче. Такие задачи можно расценивать как способ напоминания себе и другим сотрудникам о необходимости выполнить какую-либо задачу. Если такая задача создается в документе в связи с тем, что необходимо предпринять какие-то действия по данному письму, договору, счету и т.д., то задача выполняет роль пересылки документа.

Контрольная задача нужна в том случае, когда автору задачи требуется обязательно проконтролировать итог выполнения задачи, получить от исполнителя некий отчет (возможно, файл или документ), подтвердить то, что задача действительно выполнена. Для контрольной задачи обязательно указание Срока и Исполнителя(ей). Исполнитель не может такую задачу самостоятельно отметить как выполненную. Он должен обязательно ввести Отчет и отправить его На проверку. Отчет поступает автору задачи в папку Отчеты, где он может утвердить отчет или вернуть на доработку.

При утверждении отчета автоматически запоминаются дата и время утверждения этого отчета. Это можно использовать при анализе исполнения задач. Если требуется возможность вручную устанавливать дату и время утверждения отчета – пользователю необходимо иметь специфичное разрешение Отметка задним числом. Тогда при утверждении отчета будет появляться дополнительное окно.

После того как автор подтвердил все отчеты исполнителей, задача автоматически отмечается как выполненная.

Исполнители и помощники

Исполнители — это те сотрудники-пользователи Ведок, которым предназначается задача. Для контрольной задачи именно от них потребуется ввести Отчет и утвердить его у автора задачи. Исполнителей задачи может вводить только автор задачи. Однако исполнителю часто требуется привлечь на помощь в работе над задачей своих коллег или подчиненных. В этом случае любой из исполнителей задачи может добавить в нее Помощников. После этого задача поступит им в папку Входящие задачи, и они смогут работать с ней наравне с исполнителями за небольшим исключением: отчеты помощников не отправляются автору задачи и не требуют утверждения. Назначение помощников в задаче можно рассматривать как простой способ привлечь к работе над ней больше участников, «поделиться задачей».

Отчет исполнителя/помощника

Исполнители и помощники не могут вносить никакие изменения в саму задачу. Они могут только внести Отчет или пользоваться Обсуждениями.

Если задача неконтрольная, то исполнитель сам может отметить отчет как выполненный.

В Отчете можно не только написать текст, но и приложить файлы. Кнопка ОК сохраняет отчет, что дает возможность позднее вернуться к его редактированию.
Если нажать кнопку Отметить как выполненный, то отчет считается завершенным, редактировать его больше нельзя. Когда в неконтрольной задаче у всех исполнителей есть Выполненные отчеты – задача автоматически будет отмечена как выполненная. Кроме того, автор задачи может в любой момент сам отметить выполнение задачи, нажав кнопку

Отчет по контрольной задаче можно либо сохранить, нажав кнопку ОК, либо Отправить на проверку автору задачи.

Отправленные на проверку отчеты попадают в папку Отчеты у автора задачи. Где он может Утвердить отчет или Отправить на доработку.

Для перехода из окна отчета исполнителя к Задаче, с которой связан данный отчет, нажмите значок в верхнем-правом углу окна отчета.

Отправленный на доработку отчет может снова редактироваться исполнителем и будет повторно отправлен на проверку.

После того как все отчеты в контрольной задаче утверждены, задача автоматически будет отмечена как выполненная.

Отчеты помощников, как было сказано выше, не отправляются на проверку автору задачи. Они могут использоваться в коммуникации с исполнителями задачи, например для того, чтобы приобщить в отчет помощника файлы со своей частью работы по задаче. Исполнители могут без ограничений читать отчеты помощников и приложенные к ним файлы.

Права пользователя, влияющие на доступ к функционалу Реестра оплаты

Пользователю может быть полностью либо частично недоступна работа с Реестром оплаты, если у него недостаточно разрешений.

Для разграничения доступа к функциям Реестра оплаты существуют две стандартные роли: "Ведок: просмотр реестром оплаты" (vedoc-payment-register-read), "Ведок: управление реестром оплат" (vedoc-payment-register-manage) .

Подробно назначение прав описано в разделе Назначение прав пользователю.

Работа с экраном Реестр оплаты

На экране отображается полный перечень записей Реестра оплаты и имеются стандартные возможности использования Фильтра.
Если пользователю назначена роль Редактирование реестра оплаты, то он может добавлять, удалять и редактировать записи на этом экране.

Поступление – это поступление оплаты по документу продаж, существующему в Ведок, в котором ваша компания является Исполнителем. Это поступления по вашим обычным Счетам, Заказам, Договорам, выставленным вашим клиентам.

Оплата – это оплата по поступившему («входящему») документу продаж, существующему в Ведок, в котором ваша компания является Клиентом. Это ваши оплаты сторонним контрагентам по «входящим» Счетам, расходным Договорам и т. п.

Оформление Поступлений средств

Для фиксации в Реестре оплаты факта поступления денег по документу продаж нажмите кнопку Поступление.

Откроется окно для заполнения данных записи реестра.

Заполните обязательные поля Дата платежного документа, Номер платежного документа. Введите сумму поступления и выберите документ, по которому поступили средства. В списке выбора отображаются виды документов продаж. Для примера выберем Договор.
Откроется стандартное окно просмотра перечня договоров для выбора нужного документа.
Для поиска в нем можно использовать стандартный Фильтр (см. Поиск по атрибутам. Например, будем искать по номеру Договора услуг нашей компании.

После того как мы нашли нужный документ, выберем его двойным щелчком.
Поля Плательщик и Получатель заполнятся автоматически из Договора. Если Плательщик и/или Получатель оплаты по договору отличается от Клиента и Исполнителя в договоре (такое возможно при различных взаимозачетах) – вы можете их изменить, выбрав нужные значения из справочника Контрагенты.

В поле «Примечание» можно указать любые комментарии к этому поступлению средств.

Нажмите ОК для сохранения записи Реестра оплаты. Наша новая запись отобразится в реестре.

Оформление Оплат по входящим документам

Кнопка Оплата открывает экран для создания записи об оплате по внешнему документу продаж. Этот экран аналогичен экрану создания записи Поступления с учетом того, что в данном случае ваша компания является Плательщиком по внешнему документу (Счету, Хозяйственному договору и т.п.), внешний Контрагент является Получателем денег, а вводим мы сумму Расхода (оплаты контрагенту), а не Прихода.

Особенности реализации функционала Реестр оплаты

Типичным сценарием для оформления записей в Реестре в Ведок считается то, что в подавляющем большинстве случаев по «обычным» документам продаж (Заказы, Счета, Договоры и др., где ваша компания является Исполнителем) – в записи реестра о Поступлении Плательщиком будет являться сторонний Контрагент, указанный в поле Клиент документа, по которому поступил платеж. А Получателем будет одна из ваших компаний.

И наоборот – по «расходным» документам продаж (входящие Счета, Хозяйственные договоры и др., где ваша компания является Клиентом) требуется вводить информацию об Оплате по документу в адрес стороннего Контрагента, указанного в поле Исполнитель документа, по которому делается запись об оплате. А ваша компания будет являться Плательщиком.

Поэтому типичное поведение экранов ввода данных об Оплате и Поступлении учитывает именно эти сценарии и контролирует и упрощает ввод данных исходя из них. Так на экране Поступления/Оплаты, при выборе документа, с которым связан платеж/оплата, поля Плательщик и Получатель заполняются автоматически (если они еще не заполнены) исходя из типового сценария:

• Контрагент из поля Клиент документа продаж записывается в поле Плательщик.

• Контрагент из поля Исполнитель записывается в поле Получатель.

Поля Плательщик и Получатель при необходимости можно заполнить вручную.

Например, при оформлении Оплаты при ручном заполнении поля Плательщик, при начале ввода идет подбор из контрагентов только с признаком «Наша компания». Т. к. самым распространенным сценарием считается ведение Оплат по расходным («входящим») документам продаж, где ваша компания является Клиентом. Но в нетипичной ситуации вы можете выбрать любого Контрагента из справочника нажав кнопку ... рядом с полем ввода.

При ручном заполнении поля Получатель для Оплаты – будет предлагаться выбор любого контрагента, т.к. типичным сценарием является именно ведение Оплат в адрес сторонних контрагентов по «входящим» (расходным) документами продаж.

Аналогично типовой сценарий обыгрывается на экране ввода Поступления. При начале ввода в поле Плательщик идет выбор из любых Контрагентов. А при ручном заполнении поля Получатель для Поступления – будет предлагаться выбор контрагента с признаком «Наша компания», т.к. типичным сценарием является именно ведение Поступлений от сторонних контрагентов по «обычным» (доходным) документами продаж.
И аналогично, при необходимости отойти от типичного сценария – можно нажать кнопку ... рядом с полем ввода и выбрать абсолютно любого контрагента.

Благодаря такому подходу, если у вас есть необходимость отразить в Реестре платежи, выходящие за рамки типового сценария – у вас сохраняется такая возможность.

Например, в рамках каких-то соглашений о взаимозачетах Плательщиком по вашему доходному Договору, Счету, Заказу может быть не тот контрагент, который является Клиентом в документе, а третья компания. В этом случае при вводе Поступления можно заполнить поле Плательщик вручную.
На вкладе Договора Оплаты по договору этот платеж отразится корректно, т. к. она учитывает платежи по Документу вне зависимости от того, кто является Плательщиком или Получателем.

В текущей версии Ведок функционал Реестра оплаты не предусматривает автоматическое изменение Статуса и признака «Оплачен» на документах продаж в зависимости от состояния расчетов по документу.
Т. е. если в Ведок создан Счет на сумму 50 000 руб. и в Реестре оплаты появилась запись о поступлении по этому Счету суммы 50 000 руб. – статус Счета и признак «Оплачен» не будет изменен автоматически.

Вкладка «Оплаты по документу»

Если пользователь, обладающий всеми нужными разрешениями, откроет документ продаж, по которому были внесены записи в Реестр оплат – на вкладке Оплаты по документу он увидит все поступления средств по Реестру оплат по данному документу. В верхней части вкладки в секции Состояние расчетов будет отображено текущее состояние расчетов.
Для примера откроем Договор услуг У-7 по которому мы только что внесли в Реестр оплат подтвержденную запись о Поступлении средств и перейдем на вкладку экрана Оплаты по документу.

Здесь мы в секции Состояние расчетов видим сводную информацию по документу:

• сумма по договору,

• сумму поступивших на данный момент платежей по этому документу на основе подтвержденных записей Реестра оплат,

• остаток – как разница между суммой договора и поступлениями по этому документу.

При наличии у пользователя роли Редактирование реестра оплаты ему доступна кнопка Поступление для того, чтобы внести новую запись в Реестр оплат именно по этому документу. И кнопка Удалить, которая позволяет удалить запись, связанную с этим документом из Реестра оплат.

Ниже располагается таблица со всеми записями Реестра оплат, по этому документу и связанными с ним документами продаж.

Отображение информации на вкладке «Оплаты по документу»

Расчет сумм в секции Состояние расчетов и отображение в табличной части сведений о поступлениях/платежах учитывает не только те записи Реестра оплат, которые непосредственно связаны с этим документом, но и записи Реестра, которые отражают поступления/оплаты по связанным (подчиненным) документам.

Например, есть Договор услуг NУ-10 на сумму 100 000 руб. Оплата по договору проходит в 2 этапа: аванс и окончательный расчет на основании выставленного Счета и Акта.
При полном оформлении всех документов, в Ведок будет создан Договор услуг NУ-10 на сумму 100 000 руб. Далее, с экрана Договора с помощью кнопки Создать связанный будет создан Счета на Аванс. И позднее аналогично будет создан связанный Акт и Счет на Расчет по Договору.

При безналичной форме оплаты, как правило, Клиент в платежных поручениях в «основании платежа» будет указывать номер и дату Счета на Аванс и Счета на Расчет.

Соответственно и при оформлении в Ведок Поступлений в Реестре платежей сначала будет создана запись поступления денег по Счету на Аванс. А позднее – запись о Поступлении по Счету на расчет.

Т.к. наши Счета были созданы как Связанные из Договора, то перейдя на экран Договор услуг NУ-10 на вкладке Оплаты по документу мы увидим следующее:

В табличной части сведений о поступлениях/платежах мы видим данные о поступлении денег по Счету на Аванс и по Счету на Расчет. А в секции Состояние расчетов мы видим, что сумма Поступлений и Остатка по данному Договору рассчитана корректно, хотя записи Реестра указывают не на сам Договор, а на связанные с ним Счета по договору.

Это возможно благодаря тому, что через функцию Создать связанный возможно создание только определенных документов, являющихся в логике учета «подчиненными» по отношению к основному.

Если Клиент при перечислении Расчета укажет в «основании платежа» платежного поручения не Счет на Расчет, а сам Договор, и соответствующим образом будет оформлено Поступление в Реестре платежей – на вкладке Оплаты по документу также отобразится корректная информация.

В текущей версии Ведок при отображении информации на данной вкладке не в полной мере поддерживается обработка возможных возвратов излишне перечисленных сумм по документу.
Например, клиент мог ошибочно перечислить бОльшую сумму, чем сумма Договора.
Обычно такого рода возвраты средств производятся на основании письма с запросом от контрагента или акта сверки.
Реестр оплаты в настоящий момент не поддерживает возможности фиксировать Поступления/Оплаты по таким документам. Поэтому, если вы отразите возврат излишне перечисленной суммы в Реестре оплат, сославшись на сам договор или счет к договору, по которому произошла переплата, то увидите следующее:

В табличной части вкладки мы видим запись из Реестра оплаты о возврате переплаты, если она ссылается на сам договор или на связанные с ним документы продаж (счета, акты).

Однако, при расчете сумм Поступление и Остаток этот возврат средств учтен не будет.

Если сценарий учета переплат и возвратов по документам будет востребован у пользователей Ведок – мы доработаем логику расчета состояния взаиморасчетов по документам в новых версиях.

Меню и экраны для согласования (проектов документов)

Для согласования проектов документов в Ведок есть раздел меню Согласование, который содержит два пункта:

1. На согласование.

2. Мои документы.

Пункт На согласование откроет экран, содержащий все документы отправленные данному пользователю на согласование. Когда документ согласован – документ с задачей согласования исчезает с этого экрана. Также документ исчезнет с этого экрана, если истекло время, отведенное автором проекта для согласования документа.

Пункт Мои документы - позволяет открыть экран для работы с документами, которые данный пользователь отправлял коллегам на согласование, т.е. выступал инициатором согласования. Здесь можно отслеживать ход согласования, увидеть сколько раз документ проходил повторное согласование и т.д.

Процедура отправки на согласование и согласование документов одинакова для всех видов документов, на которых предусмотрена данная функция.

Далее рассмотрим процедуру согласования на примере внутреннего документа.

Отправка на согласование

Создадим для примера Приказ о режиме доступа в офис в праздничные дни обычным путем, описанным в разделе Внутренние документы. Заполним аннотацию, обязательно приложим файл с проектом приказа, который требуется согласовать и сохраним приказ.

Обратите внимание на раздел Процесс в карточке документа. Этот раздел доступен на всех документах, для которых возможен запуск бизнес-процессов, в частности, процесса согласования.

Для направления документа на согласование в выпадающем меню выберите из списка доступных бизнес-процессов «Послед.согласование» нажмите кнопку Запустить.

Откроется окно запуска процесса согласования.

Все файлы, которые были приложены к проекту документа будут скопированы в форму запуска процесса согласования в секцию Файлы для согласования с Типом – Экземпляр автора. Файлы с этим типом согласующие не смогут изменять и удалять. Наличие как минимум одного файла с типом Экземпляр автора обязательно для запуска согласования.

Если в карточке проекта документа были файлы с какими-то справочными данными, не подлежащие согласованию – их можно удалить из секции Файлы для согласования. Они не будут удавлены из карточки, но не будут направляться согласующим.

Используйте поле Срок если нужно обозначить срок завершения согласования. Если срок указан, то Ведок будет его отслеживать и прервет процесс в указанный срок. Для согласующих, которые до этого момента не согласовали проект, будет автоматически проставлено решение (виза) «Автоотмена. Срок нарушен», а версия документа получит статус согласования «Отменено».

Добавьте участников согласования. При последовательном согласовании проект будет автоматически направляться визирующим по порядку в соответствии с очередностью. При необходимости, до запуска процесса можно изменить порядок следования участников согласования, используя кнопки

Остается Запустить согласование.

Если вы использовали Ведок более ранних версий, то обратите внимание, что автоматически назначенный номер документа (в нашем примере это номер П-11) после запуска процесса согласования остается неизменным начиная с версии Ведок 1.5.0.

В секции Процесс до его завершения теперь будет отображаться ссылка с информацией об активном процессе согласования, имени процесса и времени запуска процесса: Последовательное солг. 18.07.2024 в 16:12

Файл документа, который находится в процессе согласования, в карточке проекта документа будет отмечен значком .

Отслеживание хода согласования и истории

Все согласования документов, которые инициировал пользователь, автоматически отображаются на экране, доступном в меню Согласование/Мои документы, где инициатор проекта может отслеживать ход согласования, управлять им, обращаться к истории согласованных документов.

На экране Мои документы у инициатора согласований будет отображаться сводная картина по когда-либо запущенным этим пользователем процессам.

По умолчанию на экране отображаются только активные процессы – согласование по которым еще не завершилось и не было прервано инициатором или автоматически по истечение срока согласования.
Для просмотра полной истории всех процессов инициированных пользователем нужно убрать флажок Только активные в фильтре на экране и нажать кнопку Применить.

Один и тот же документ может проходить согласование повторно не один раз. При каждом повторном запуске согласования документа будет создаваться новая версия согласования.

Экран Мои документы всегда показывает данные самой новой версии. Порядковый номер текущей версии отображается в соответствующей колонке на экране. А для просмотра всех предыдущих версий нужно двойным щелчком открыть экран просмотра экземпляра процесса.

Начиная с версии 1.5.0 процесс может быть не только отменен (прерван), но и приостановлен инициатором. Приостановленные процессы тоже являются активными, хотя до их возобновления, работа процесса находится в «замороженном» состоянии.

Если при запуске согласования предельный срок указан не был, то в этом случае процесс будет активным бессрочно, до тех пор, пока все участники согласования не выразят свое решение.

Однако, если при запуске согласования инициатором бы указан предельный срок завершения согласования, то процесс перестанет быть активным (автоматически завершится) в указанный срок. А статус версии будет установлен как Отменен.

В колонке «Статус версии» отражается статус самой новой (текущей) версии согласования. Он может отличаться от «Статуса документа», т.к. начиная с версии Ведок 1.5.0 изменение этих статусов можно индивидуально настроить в модели процесса.

Процессы, вручную прерванные по каким-то причинам инициатором, будут иметь статус версии Отменен.

Если процесс согласования завершился, то дата и время его завершения отображается в колонке «Время окончания».

Для сужения перечня процессов используйте фильтр, который содержит наиболее часто применяемые критерии.

Обратите внимание на критерий Инициатор. Данный критерий позволяет отслеживать процессы, инициированные другими пользователями.

Инициатор процесса согласования может отслеживать ход процесса и управлять им, просматривать полную историю версий. Для перехода к экрану с подробностями версии согласования сделайте двойной клик мышкой в нужной строке. При этом откроется экран с подробными сведениями о текущем экземпляре процесса согласования. На нем можно управлять процессом, отслеживать его ход и просматривать историю более ранних версий согласования этого же документа.

На закладке Ход выполнения отображается текущее состояние выполнения процесса. Здесь видны те участники, которые уже завершили согласование, те кому документ уже направлен. А в случае последовательного согласования – еще и те, кто пока еще не получил документ и находится в очереди.
В колонке «Время получения» отображается время, когда документ был направлен данному участнику процесса. А в колонке «Время завершения» отражен момент, когда согласующий вынес свое решение.

Начиная с версии 1.5.0 существует возможность разрабатывать сложные многоэтапные процессы согласования с помощью Конструктора процессов. В этом случае в одном процессе может быть много различных задач (этапов). Поэтому на закладке Ход выполнения согласующие сгруппированы по задачам (этапам) процесса.

На закладке Файлы обязательно находятся файлы документа, направленные инициатором процесса на согласование. Здесь так же могут размещаться дополнительные файлы, загруженные участниками согласования, например, если они предлагают свою редакцию документа.
Все эти файлы доступны только в режиме чтения для обеспечения однозначного восприятия редакции документа всеми участниками процесса.

На закладке Диаграмма можно увидеть графическое представление бизнес-процесса в нотации BPMN 2.0.

Задача (этап) процесса, выполняющаяся в данный момент, выделена цветом.

Инициатор процесса или пользователь с ролью администратора BPM обладают дополнительными возможностями на этом экране.
Они могут отменить процесс нажав кнопку Отменить. При этом будет запрошен обязательный комментарий причины отмены процесса после чего он будет прерван, а статус версии согласования будет установлен как Отменен. Или приостановить процесс. Приостановленный процесс перестает временно выполняться и как бы «встает на паузу». Позднее его можно возобновить и процесс продолжит выполняться далее.

Если существуют более ранние версии согласования этого документа – вы можете переключить данный экран для просмотра всех подробностей любой из них. Для этого выберите нужную версию в выпадающем списке версий. Экран обновится и отобразит все исторические данные процесса этой версии.

Получение на согласование, согласование

Участники согласования видят направленные им на согласование документы на экране На согласование. После согласования или окончания времени, отведенного на согласование, задача автоматически исчезнет из этой папки.

В левой части этого экрана отображается дерево всех задач процессов согласования, доступных текущему пользователю.
Под вершиной "Назначенные" отображаются все задачи согласования, которые уже назначены на исполнение текущему пользователю. Далее они сгруппированы по имени процесса и задаче (этапу) процесса.

В правой части отображается информация о документе, ходе процесса согласования, его инициаторе, сроке выполнения и времени создания (получения) задачи.

Клик по ссылке в колонке «Документ» позволяет перейти к карточке согласуемого документа. А клик по ссылке в колонке «Ход исполнения» откроет экран с подробностями о ходе процесса, рассмотренный в предыдущем разделе.

Клик в любом другом месте строки откроет экран выполнения задачи согласования.

В поле «Комментарий к решению» можно ввести произвольные комментарии или замечания к тексту документа.

Если вы собираетесь вынести решение «Не согласен» или «Согласен с замечаниями» – его заполнение обязательно.

В секции с файлами проекта можно в режиме «только чтение» ознакомиться с файлом документа, отправленным инициатором на согласование, а так же с другими файлами, приложенными участниками процесса.

Если к документу очень много замечаний – можно загрузить файл с собственной редакций документа.

Для завершения согласования в нижней части экрана нужно нажать кнопку, соответствующую вашему решению.

После этого задача согласования будет выполнена и исчезнет с экрана "На согласование".

Завершение процесса согласование

Есть два сценария завершения процесса согласования:

1. Ручная отмена процесса. Например, если обнаружена критичная ошибка в документе или списке согласующих.

2. Автоматическое завершения процесса.

Процесс завершится автоматически, как только последний участник выполнит согласование проекта, либо если истечет время, отведенное на согласование инициатором проекта при запуске процесса.

При использовании стандартных процессов согласования из комплекта системы Ведок, статус версии будет иметь значение Согласован, если все участники вынесли решение Согласен. Файлы документа, которые проходили согласование и были успешно согласованы, будут отмечены в карточке значком. *

Если в процессе согласования хотя бы один участник процесса Несогласен или Согласен с замечаниями, то проект считается несогласованным. Он получит статус версии Отклонен или С замечаниями соответственно.

Файлы документа, которые проходили согласование с такими результатами, будут отмечены в карточке значком если есть хотя бы одна «виза» Согласен с замечаниями и значком если есть хотя бы одна «виза» Не согласен.

Создание новой версии проекта

Для несогласованного проекта, инициатор может создать новую версию, внеся в файл документа все необходимые корректировки.

Историю согласования, решения участников, их замечания и файлы всех версий проекта можно посмотреть, используя кнопку История в карточке документа.

При выборе нужной версии проекта в истории согласования откроется экран управления процессом согласования с подробной информацией о ходе согласования данной версии и замечаниями согласующих.

Для создания новой версии проекта достаточно добавить в карточку файл с новой редакцией документа, учитывающей замечания, полученные при согласовании, и снова запустить согласование.

Полнотекстовый поиск

Наиболее востребованным в процессе использования является глобальный полнотекстовый поиск, который выполняет поиск введенной ключевой фразы во всех объектах системы, включая содержимое загруженных файлов в самых распространенных форматах (RTF, TXT, DOC, DOCX, XLS, XLSX, ODT, ODS и PDF.).

Элемент отвечающий за глобальный полнотекстовый поиск, расположен в нижней части панели меню. Здесь вы можете выбрать режим поиска и указать поисковую фразу:

Введите здесь ключевые слова, нажмите Enter или значок и Ведок отобразит перечень всех доступных данному пользователю документов и задач, где встречаются эти ключевые слова.
Результатом глобального полнотекстового поиска являются не только различного вида документы, задачи, отчеты исполнителей, но и элементы некоторых справочников, например «Сотрудники», т. е. любая информация в системе, которая доступна данному пользователю в соответствии с его правами доступа.

Полнотекстовый глобальный поиск очень удобен когда критерии поиска размыты. Например, вы точно не помните, что это был за документ (коммерческое предложение или договор), но в нем были примерно такие фразы: «гарантийный срок десять лет» или «гарантийный период десять лет». Введите в поиске гарантийный десять лет и Ведок найдет все похожее содержимое.

Также это самый быстрый способ найти документ, если у вас есть точные данные об искомом документе, например, номер договора. В этом случае укажите в поисковой строке номер договора и выберите режим "Целиком".

Поиск по атрибутам

В отличие от полнотекстового поиска, поиск (фильтрация) по атрибутам предназначен для поиска по конкретным полям данных и достаточно четким критериям. Поиск по атрибутам доступен на всех экранах, где есть элемент Фильтр.

Возможности поиска по критериям, доступные в элементе Фильтр, зависят от прав пользователя. По умолчанию все пользователи как минимум могут воспользоваться стандартными фильтрами, заранее созданными администратором системы или другими пользователями, обладающими специальными разрешениями на создание фильтров.

Для начала рассмотрим возможности поиска/фильтрации по атрибутам с использованием созданных администратором фильтров. Перечень стандартных фильтров, доступных на данном экране, отображается в выпадающем списке:

Выберите нужный фильтр и его параметры появятся в компоненте «Фильтр».

Заполните значение параметра поиска/фильтрации, выберите нужное условие и выполните поиск, нажав кнопку Поиск.

Фильтры могут содержать несколько атрибутов, использоваться логические операции «И» / «ИЛИ», искомые значения атрибутов могут выбираться из соответствующего справочника.

В результате поиска на экране будут отображены записи, соответствующие всем указанным критериям.

Для того, чтобы снова увидеть все записи на экране – нужно сбросить фильтр и нажать кнопку Поиск.

Условия отбора, доступные для того или иного реквизита, зависят от типа этого реквизита.

Условные обозначения, используемые для условий отбора:

1. = - точное совпадение/равенство;

2. <> - не равно;

3. > - больше чем…;

4. < - меньше чем…;

5. >= - больше или равно;

6. <= - меньше или равно.

Создание условий поиска, настройка параметров фильтра

Если пользователь обладает специальным правом "Ведок: создание глобальных и сложных фильтров" (vedoc-global-jpql-filter-create) или ролью "Ведок: создание фильтров" (vedoc-create-filter), то в элементе Фильтр отображается ссылка Добавить условие поиска. Нажмите ссылку для создания собственных условий поиска (фильтра) на экране. Откроется окно добавления условий, содержимое которого зависит от реквизитного состава документов экрана. Например, создадим собственные условия поиска на экране папки «Все документы». Экран выбора доступных атрибутов поиска будет выглядеть так:

Большая часть атрибутов не требует пояснения, т.к. эти реквизиты используются в карточках входящих/исходящий/внутренних документов либо знакомы по описанным ранее справочникам.

Остановимся на значении тех, которые не знакомы по экранам карточке документов:

1. ID – системный номер документа. Он может потребоваться в редких случаях, например, при оказании технической поддержки.

2. Изменена кем – позволяет сортировать записи документов в зависимости от того, каким пользователем она в последний раз была изменена.

3. Создана кем - позволяет отобрать записи документов в зависимости от того, каким пользователем она была создана.

4. Дата создания – отбор по фактической дате создания/регистрации документа в системе. Она может отличаться от Даты документа, указанной в карточке в том случае, если документ был зарегистрирован «задним числом».

5. Дата изменения – отбор по дате последнего изменения/редактирования карточки.

6. Последний пункт Создать новое предназначен для создания новых условий отбора на основе запросов к базе данных. Его использование рассматривается в руководстве по «тонкой настойке» системы.

Отличия атрибута Номер и Порядковый N заключается в том, что:

• Номер — это тот самый полный номер документа, который может иметь буквенные символы и цифры, в зависимости от настройки групп документов может выглядеть, например так: «Д-12/19».

• Порядковый N — это числовой атрибут (цифра), хранящий порядковый номер документа, сгенерированный в процессе его регистрации.

Для создания новых условий поиска выберите один или несколько атрибутов и нажмите Выбрать. Мышкой можно выбрать сразу несколько атрибутов при нажатой на клавиатуре клавиши Ctrl.

Выбранные реквизиты и применимые для них изменяемые условия отбора отобразятся в элементе «Фильтр». Теперь новые условия поиска можно использовать.

Если эти новые условия поиска не сохранить в качестве фильтра с определенным именем, то после закрытия экрана все только что созданные условия поиска исчезнут.

В случае, если предполагается использовать данный набор условий поиска многократно, требуется Сохранить созданный набор условий в качестве фильтра, воспользовавшись кнопкой настройки фильтра и выбрав в выпадающем меню пункт Сохранить и указав Имя фильтра.

В имени фильтра желательно указывать реквизиты, которые в нем использованы, либо какое-то другое говорящее название, которое в последующем позволит однозначно понимать назначение этого фильтра.

После успешного сохранения новый фильтр доступен для выбора.

Для того чтобы изменить условия поиска, отображаемые в компоненте Фильтр, например, добавить или удалить атрибут, добавить логические условия – воспользуйтесь кнопкой настройки фильтра

А в выпадающем меню выберите пункт Редактировать. Откроется окно редактирования фильтра.

В левой части окна отображаются реквизиты, по которым происходит фильтрация/поиск и кнопки действия, позволяющие удалить реквизит из фильтра, добавить новый. Кнопки, позволяющие изменить порядок следования атрибутов - .

Для задания более сложных логических условий поиска используются кнопки Группа И, Группа ИЛИ.

Если логические условия И/ИЛИ не указаны, то по умолчанию к реквизитам поиска применяется условие И.

Если установить флажок По умолчанию для меня, то данный фильтр будет автоматически выбираться и отображаться в компоненте Фильтр при каждом открытии экрана данным пользователем. Это удобно для тех фильтров, которые используются на экране постоянно или очень часто.

В правой части окна есть возможность редактировать условия для выделенного атрибута. Здесь переключатель Скрытое позволяет скрыть атрибут и его условие с экрана.

Переключатель Обязательное дает возможность отметить атрибуты и их условия, которые обязательно надо будет заполнить перед выполнением поиска.

Элемент позволяет задать ширину, которую будет занимать этот атрибут и поле ввода параметров на экране. Атрибуты фильтра отображаются на экране в три колонки. Если атрибуту достаточно одной колонки (1/3 ширины экрана), то оставьте элемент Ширина без изменений. Если надо отвести для атрибута 2/3 ширины экрана – выберет в элементе Ширина значение 2. Если атрибуту надо отдать всю ширину экрана – выберите 3.

Например, на рисунке ниже, всем атрибутам отведена ширина в 1 колонку (используется по умолчанию).

А в следующем примере атрибуту Корреспондент отведена ширина в 3 колонки. Учитывая возможные длинные наименования организаций – это может быть удобно.

Поле выбора Значение по умолчанию позволяет установить наиболее часто используемое значение для данного атрибута. При выборе фильтра оно всегда будет заполняться автоматически, но его можно будет изменить на экране при необходимости. Например, настроим наш фильтр так, чтобы в поле выбора Группы документов по умолчанию подставлялось значение «По группе, дате и корресп.».

Теперь настройки фильтра По группе, дате и корресп. изменились, при выборе его на экране он выглядит так, как мы и хотели – значение атрибута Группа документов автоматически заполнено наиболее часто используемым значением.

Поле выбора Операция позволяет установить условие отбора по умолчанию для данного атрибута. Стандартно используется = - т.е. полное совпадение.

Поле Заголовок в разделе Редактирование условия позволяет заменить название атрибута на собственный заголовок. Например, заменим стандартное название атрибута Дата документа на более понятное Дата регистрации документа в Ведок.

Теперь наш фильтр на экране выглядит так:

Создание общих (глобальных) фильтров

Сохраненные пользователем фильтры стандартно доступны только тому пользователю, который их создал. Однако администратор или пользователь, обладающий ролью "Ведок: создание глобальных и сложных фильтров" (vedoc-global-jpql-filter-create) может «поделиться» созданными фильтрами, сделать их доступными всем пользователям. У таких пользователей на экране редактирования фильтра есть два дополнительных переключателя.

Переключатель Доступен всем позволяет сделать фильтр доступным всем другим пользователям системы.

А переключатель Глобальный по умолчанию делает его фильтром по умолчанию для всех пользователей. Если пользователь открывает экран с таким фильтром – он будет выбран на экране автоматически. Однако, если пользователь затем самостоятельно в другом фильтре поставит отметку По умолчанию для меня – пользовательский выбор станет приоритетным.

Наборы

Наборы представляют собой произвольную подборку однотипных документов, в которую в любой момент можно добавлять новые записи или удалять их из состава набора. Они полезны в том случае, если требуется создать некую подборку документов, к которой требуется возвращаться некоторое время.

Например, отдельные Договоры могут требовать особого внимания до завершения их исполнения. В этом случае удобно создать Набор, в который будут добавлены такие договоры, тогда вернуться к ним можно будет одним нажатием мыши.

По серьезному рабочему вопросу с партнерами или клиентами может возникать официальная переписка. В этом случае для решения данного вопроса тоже будет удобно хранить все входящие и исходящие письма, касающиеся этой темы, в отдельном Наборе.

Создаются наборы очень просто, с любого экрана, отображающего список документов или задач. Для этого нужно выделить в списке одну или несколько записей (если экран поддерживает множественное выделение) и нажать кнопку Добавить в набор, а в открывшемся окне нажать кнопку Создать новый для создания нового Набора документов.

Теперь Набор создан и отображается в панели меню того пользователя, который его создал.

Теперь в любой момент, когда нам надо вернуться к этом набору документов – достаточно щелкнуть мышкой по набору Возврат обеспечения в пункте меню Мои подборки. Набор открывается отдельной вкладкой в рабочей области и будет содержать только те документы, которые мы добавили в набор.

Экран Набора очень похож на экран работы с перечнем документов, но в названии вкладки отображается название Набора, и на экране есть некоторые дополнительные функции: Добавить в тек.набор и Удалить из набора.

Если какой-то документ больше не нужен в Наборе, выделите эту строку и нажмите кнопку Удалить из набора. Документ будет исключен из набора, но не будет удален из системы.

При необходимости можно добавить другие документы в этот набор, для этого воспользуйтесь кнопкой Добавить в тек. набор. Экран будет переведен в режим поиска по документам, выделите нужный документ или несколько документов и нажмите Выбрать.

Выделенный документ будет добавлен в набор.

Если Набор вам больше не нужен - его можно удалить. Для этого перейдите в набор, выделите все входящие в него записи и удалите их из набора. Пустой набор будет удален автоматически.

Папки поиска

Фактически Папки поиска представляют собой экран перечня документов с критериями поиска для часто требуемого сценария. Папки поиска могут использоваться всеми пользователями.

Например, может быть полезным создание папок поиска Входящие письма в текущем месяце или Неоплаченные счета.

Самый правильный способ создания папок поиска – из папки приложения, предназначенной для отображения всех документов данного типа («Все счета», «Все документы» и т. п.) или с экрана перечня документов в меню приложения.

В качестве примера создадим папку поиска, доступную всем пользователям, которая будет отображать все входящие документы, зарегистрированные в текущем месяце. Перейдем в папку «Все документы» и добавим новые, нужные нам, условия поиска как это было ранее описано в разделе «Создание условий поиска, настройка параметров фильтра».

Выбранные условия будут добавлены на экран в компонент «Фильтр». Теперь можно задать нужные нам условия. Выберем в качестве группы документов «Входящее письмо».

И укажем интервал для Даты документа.

Остается сохранить созданные условия поиска в качестве папки поиска и придумать ей название.

Пусть наша папка поиска называется Входящие в текущем месяце.

Нажмем кнопку ОК чтобы сохранить папку поиска, и через несколько секунд она появится в панели меню в разделе Мои подборки у всех пользователей. Обратите внимание, что у Папок поиска отображается иконка , а Наборы отмечены иконкой .

Попробуем воспользоваться папкой поиска, нажмем в панели меню Входящие в текущем месяце. Откроется окно перечня документов, в котором сразу автоматически применится созданным нами фильтр.