Руководство пользователя

Назначение системы, функции и опции

Система Ведок предназначена для автоматизации повседневных функций в небольших организациях и компаниях малого бизнеса.

Ведок является единой точкой хранения информации и документов, предоставляет основные функции для выстраивания коммуникаций как внутри офиса, так и с клиентами.

Основные функции системы:

• Управление задачами и контроль заданий/поручений.

• Ведение организаций/контрагентов и контактов.

• Официальная деловая переписка.

• Ведение внутренних документов.

• Создание авансовых отчетов.

• Согласование документов.

• Работа с «коммерческими документами»:

  • Ведение заказов клиентов.

  • Ведение счетов.

  • Ведение договоров с контролем сроков исполнения обязательств.

• Реестр оплаты коммерческих документов.

• Поиск информации как по реквизитам документов и задач, так и по тексту файлов.

• Ведение пользователей, сотрудников, настройка прав в системе.

Кроме основного набора функций, у Ведок есть дополнительные опции, доступные за отдельную плату и расширяющие его возможности.

Опция Онлайн редактирование файлов (WebDAV)

Эта опция делает процесс редактирования файлов документов, хранящихся в Ведок, более простым и естественным.

В базовом варианте работа с файлами документов похожа на работу с файлами в электронной почте. Для того чтобы отредактировать файл, хранящийся в Ведок надо сделать несколько действий:

1. Из «карточки» документа кликнуть по файлу чтобы он скачался на устройство пользователя.

2. Открыть и отредактировать файл с помощью соответствующей офисной программы на вашем ПК.

3. Приложить файл обратно в карточку документа с заменой старой редакции.

С помощью опции «Онлайн редактирование файлов (WebDAV)» работа с файлами в Ведок становится похожа на работу с файлами хранящимися на вашем компьютере или в онлайн-сервисе (Google Docs, Office 365, Яндекс.Документы и т.п.).

После клика по файлу он автоматически открывается на редактирование в соответствующей офисной программе, установленной на вашем компьютере, а сделанные изменения сразу сохраняются в Ведок.

Опция Интеграции с электронной почтой (IMAP)

Эта опция дает возможность читать сообщения электронной почты прямо в интерфейсе Ведок и в пару кликов регистрировать в Ведок документы, поступившие по электронной почте.

Просто прочитайте поступившее сообщение e-mail в Ведок, нажмите кнопку «Регистрировать» для того чтобы создать новый документ из сообщения. При этом в созданный документ Ведок будут перенесены приложенные файлы, текст из сообщения. Система так же попытается автоматически подставить в созданный документ Корреспондента/Контрагента, выполнив поиск по адресу электронной почты в справочнике «Контрагенты».

Опция может быть настроена на получение электронной почты с нескольких почтовых ящиков.

Опция Уведомления в Telegram

В системе есть возможность подписаться на получение различных уведомлений: о назначении исполнителем задачи, создании/изменении документов, направлении документа на согласование и т.п.

В базовом функционале есть два метода получения уведомлений:

1. На экране в виде всплывающего уведомления.

2. По электронной почте.

Опция позволяет добавить еще один способ доставки уведомлений пользователям – через мессенджер Telegram.

Опция Автоматическое склонение

Дает возможность автоматически склонять фамилию имя и отчество. Родительный и деятельный падежи для ФИО используются в Контактах и Официальных лицах Контрагентов.

Опция представляет собой интеграцию с онлайн-сервисом Морфер, выполняющем склонение. Для большого числа запросов на склонение (более 100 в сутки) потребуется приобрести подписку на сервис Морфер.

Опция Управление Проектами

Опция Управление проектами позволяет автоматизировать процессы управления проектами (реализацией проектов).

Под Проектом понимается – некий комплекс работ, услуг, поставок объединенный одной целью или заказчиком. Проект может включать в себя один или несколько договоров и выполняться в интересах одного или нескольких конечных выгодоприобретателей на нескольких объектах.

Опция дает возможность строить план реализаии проекта, управлять задачами проекта, вести официальную переписку по проекту, следить за бюджетом проекта и многое другое.

Как устроена система

Технические подробности устройства системы для ИТ-специалистов (администраторов) описаны в отдельном руководстве. Здесь описываются только основные моменты - что важно знать для понимания общего принципа устройства системы.

Система Ведок состоит из:

1. Серверной части, которая устанавливается на сервере компании или в «облаке». Фактически, весь функционал собран и работает именно здесь.
   Серверная часть системы хранит вашу информацию в базе данных и файлы на диске (в файловом хранилище).

2. Пользовательского интерфейса – тех экранов, с которыми непосредственно работают пользователи.
   Пользователям для работы с системой нужен интернет-браузер, имя пользователя, пароль и доступ в сеть компании или в сеть интернет на сервер системы Ведок.

Наиболее комфортна работа с системой с устройства (ПК, ноутбука или планшета) с диагональю от 10 до 22 дюймов.

Интерфейс

Вход в систему

После установки системы и создания администратором пользователей, для входа достаточно ввести в адресной строке браузера адрес системы и пройти аутентификацию путем ввода имени пользователя (логина) и пароля.

После успешной аутентификации в браузере отобразится главный экран системы.

Сразу после установки системы в него можно попасть под пользователем administrator и таким же паролем.

Главный экран

Главный экран Ведок состоит из двух основных блоков: панель меню (слева), рабочая область (занимает все остальное место).

В рабочей области будут открываться экраны для работы с Задачами, документами и прочей информацией.

Также, в рабочей области может отображаться «дашборд» с виджетами и диаграммами.

Отображать или нет «дашборд» в рабочей области – пользователь может определить самостоятельно в настройках.

В текущей версии этот функционал является экспериментальным, и в дальнейшем будет значительно дорабатываться.

По умолчанию панель меню и папок развернута, но ее можно перевести в компактное представление, отдав максимум пространства экрана под рабочую область.

Для этого нажмите на стрелку в нижнем левом углу экрана, а затем наведите курсор на рабочую область. Меню примет компактный вид, но будет разворачиваться каждый раз, когда вы будете наводить на него курсор. Чтобы сохранить меню в развернутом виде, снова нажмите на стрелку в левом нижнем углу экрана.

Меню и Папки приложения

Переходы к различным функциям системы выполняются при помощи панели меню и папок, поэтому рассмотрим панель подробнее.

В нижней части отображена информация о сотруднике, работающем в данный момент с системой.

При клике на раздел «настройки пользователя» открывается экран параметров, где можно изменить фото (аватарку), настроить оповещения о документах, задачах и т.п.

Для выхода из системы Ведок нажмите кнопку

В верхней части панели меню размещен блок для быстрого создания документов и задач. Выберите элемент, который чаще всего вам приходится создавать, например, Задачи.

Теперь нажатие на кнопку

Будет сразу вызывать экран создания Задачи без лишних переходов по меню.

Ниже, в панели меню, отображаются папки приложения, доступные данному сотруднику (пользователю). Перечень этих папок может зависеть от прав пользователя, выполняемых им функций и настроек системы Ведок.

Папки обозначены привычным значком . А если папка подчеркнута линией, то в ней есть вложенные папки, которые можно развернуть одним щелчком.

Справа расположен индикатор количества записей в папке. Например, в папке Входящие задачи сейчас находится 69 задач.

Стандартные папки приложения сгруппированы по видам документов (Задачи, Документы, Заказы, Договоры и т.п.) и автоматически раскладывают информацию «по полочкам». В чем-то принцип похож на папки в электронной почте.

Рабочая область

Выбор папки или пункта меню откроет в рабочей области экран для работы с видом информации (документов/задач). Новые экраны открываются в рабочей области в виде вкладок, между которыми можно легко переключаться.

Вкладки можно менять местами, перетаскивая их с помощью мыши. А нажатие правой кнопки мыши на шапке вкладки вызывает всплывающее меню с командами управления вкладками.

В нижней части меню расположен элемент

отвечающий за полнотекстовый поиск.

Введите здесь ключевые слова, нажмите Enter или значок и Ведок отобразит в новой вкладке перечень всех доступных данному пользователю документов и задач, где встречаются эти ключевые слова.

Пункты меню BPM, Отчеты и Администрирование – доступны только пользователю, обладающему правами регистрации пользователей и настройки системы (администратору системы).

Справочники системы Ведок

Часто используемая информация сосредоточена в справочниках. Редактировать справочники может администратор и те пользователи, которым администратор выдаст соответствующие права. Основные справочники и их назначение:

1. Подразделения. Здесь создается структура вашей компании: названия подразделений, должности сотрудников, сотрудники и их основные данные.

2. Контрагенты (организации). Здесь в структурированном виде представлены организации, с которыми вы так или иначе работаете: состоите в официальной деловой переписке, которые являются вашими клиентами или партнерами. Здесь можно фиксировать всю необходимую информацию о контрагенте: наименование, банковские реквизиты, адреса и т.д. Если вашими клиентами являются, в том числе, и частные лица, то справочник Контрагенты позволяет соответствующим образом вести перечень физических лиц со всей необходимой информацией для оформления заказа или договора на физическое лицо.

3. Контакты. Это справочник для ведения контактов ваших клиентов и партнеров. Карточка контакта может быть связана с организацией-контрагентом, представителем которой он является.

4. Прайс. Позволяет вести простой прайс для небольших компаний, главным образом, занимающихся предоставлением услуг, либо продажей не очень широкого спектра товаров. Прайс может использоваться при оформлении заказов, договоров и счетов на оплату.

5. Группы документов. Данный справочник позволяет настроить формально-правильное ведение официальной деловой переписки организации, структурировать разнообразные внутренние документы.

6. Группы документов продаж. Аналогичен справочнику Группы документов, но предназначен для структурирования таких документов как заказы клиентов, счета, договоры.

Минимально необходимая настройка

Ведок поставляется с демонстрационной настройкой на некую вымышленную компанию, представленную двумя юридическими лицами. Поэтому, сразу после установки, можно войти в систему и опробовать ее функции на демонстрационном примере. Вы сможете использовать до трех одновременно работающих пользователей, работать с задачами, создавать различные документы и использовать все функции системы.

Но для реального использования Ведок в компании его нужно настроить соответствующим образом. Далее описывается рекомендуемая последовательность настройки, которую после установки системы, нужно выполнять под встроенным пользователем administrator.

Подразделения

Справочник позволяет описать организационную структуру вашей компании – структуру подразделений и сотрудников с их должностями. Но это не формальное «штатное расписание», обязательное для каждого юридического лица. Отразите здесь вашу компанию/организацию так, как она выглядит с точки зрения управления и взаимодействия сотрудников.

Например, очень часто даже небольшие компании официально представлены двумя и более юридическими лицами, со своими сотрудниками и специализацией деятельности, но, фактически, работающие как «единый организм» или «группа компаний». В этом случае, наверняка, есть «отдел продаж», который предлагает клиентам весь спектр товаров и услуг от всех ваших юридических лиц.

Возможно, вы на постоянной основе сотрудничаете со специалистами, которые вообще не состоят в штате. Например, привлеченные менеджеры в области рекламы, продвижения сайтов. Если вы хотите их так или иначе вовлекать в повседневную деятельность компании, как минимум, направляя им поручения или привлекая к обсуждению каких-то документов – отразите таких «внештатных» сотрудников в этом справочнике.

Для создания/редактирования структуры организации откройте справочник Подразделения. Он, как и другие справочники, находится в левой панели меню, в разделе Меню и Папки приложения.

Экран Подразделения объединяет возможности создания организационной структуры и сотрудников.

В основной части экрана располагается дерево организационной структуры: подразделения и должности (позиции) в подразделениях. Для лучшего понимания управленческой структуры подразделения могут размещаться внутри вышестоящих подразделений, отражая структуру подчиненности. Хотя это не обязательно. Микро-компании вполне достаточно сразу создать должности для сотрудников и руководителей без создания папок подразделений.

Справа располагается область отображения и редактирования подробной информации о выбранном элементе в организационной структуре. Например, выше, на снимке экрана, в правой части мы видим подробные сведения о менеджере отдела продаж, включая основные данные сотрудника, занимающего сейчас эту позицию.

В верхней части экрана Подразделения располагается панель кнопок основных действий. Доступность тех или иных кнопок зависит от прав пользователя.

При попытке удаления элементов справочников, которые уже использованы в документах или задачах, записи из справочника не удаляются, а «блокируются» и не отображаются для повседневного использования обычным пользователям. Однако пользователям с правами администратора доступна возможность поиска ранее «блокированных» элементов и их восстановления. На экране Подразделения кнопка позволяет переключать отображение информации о заблокированных записях.

Если переключить отображение в режим показа удаленных записей, то подразделения, которые были ранее удалены, будут отмечены значком .

Кнопка Создать подразделение позволяет создавать новые структурные единицы в справочнике.

Если в организационной структуре выделено какое-то подразделение (строка отмечается синим цветом), то кнопка Создать подразделение автоматически создаст новое подразделение внутри выделенного.

Кнопка Создать должность позволяет создавать новые позиции (должности), к которым можно будет привязать (назначить) сотрудников.
Должности могут быть созданы внутри подразделений. Для этого щелкните по строке подразделения, чтобы выделить его, и нажмите кнопку Создать должность.

Можно создавать должности без размещения внутри подразделений, они будут находиться на первом уровне структуры.

У должности есть флажок Руководитель. Такой признак может иметь только одна должность в подразделении.

На основе него в процессах согласования можно автоматически определять то, кто является руководителям подразделения.

Это важно для таких сценариев согласования как «согласовать со всеми руководителями всех подразделений», «согласовать с руководителем подразделения» и т.п.

Должности, к которым не привязаны сотрудники (незанятые должности), выделяются цветом текста и фоном строки.

Здесь «Новая должность» в подразделении «Производственный отдел» не занята, сотрудник не назначен, строка свободной должности выделяется голубым фоном, а текст должности зеленым цветом. Справа, в области подробных сведений мы видим только сведения о должности, сведений о сотруднике нет.

Создадим сотрудника, занимающего «Новую должность». Для этого нужно щелкнуть по свободной должности и нажать кнопку Создать сотрудника.

Обязательные для заполнения поля будут выделены на экране красными рамками.
Для создания нового сотрудника достаточно указать его Фамилию и Имя.
Для штатных сотрудников рекомендуется указывать и отчество, т.к. в этом случае печатные формы различных официальных документов будут заполняться полностью корректно без дополнительного ручного ввода. Например, в Ведок можно легко заполнять авансовые отчеты и выводить их на печать, а для корректного заполнения этого документа требуется фамилия, имя и отчество сотрудника (подотчетного лица).

Если сначала была выделена должность, а потом нажата кнопка Создать сотрудника, то поле Подразделение будет заполнено автоматически. Должность можно изменить, но для выбора будут отображены только свободные должности, на которых еще нет сотрудника.

Фото, которое будет использоваться для создания «аватарки» сотрудника, добавлять не нужно. Система сама создаст «аватарку» из инициалов сотрудника, при сохранении нового сотрудника. В дальнейшем сотрудник может сам при желании его заменить.

В случае, если вы только начали настраивать Ведок для начала его использования - можно сразу создать пользователя (логин) для этого сотрудника. Для этого нужно нажать кнопку справа от поля Связанный пользователь для открытия окна создания пользователя.

Для быстрого создания нового пользователя для нового сотрудника нажмите в поле Связанный пользователь. Откроется экран создания и редактирования пользователей, в котором нужно нажать кнопку Создать.

Для начальной регистрации пользователя достаточно заполнить обязательные поля, выделенные красными рамками.

В поле Логин можно использовать цифры, русские и английские буквы, но не рекомендуется использовать пробел.

Поля Фамилия, Имя, Отчество, Должность – заполнятся автоматически, если связать пользователя с Сотрудником.

При создании нового пользователя в качестве временного пароля рекомендуется установить пароль, совпадающий с логином пользователя, и установить отметку Сменить пароль при следующем входе. Тогда при первом входе пользователя Ведок потребует от него установить новый пароль.

Нажмите ОК, чтобы сохранить нового пользователя и кнопку Выбрать в списке пользователей, чтобы связать только что созданного пользователя с сотрудником.

Пользователи

Работа с учетными карточками всех пользователей системы доступна администратору на экране Пользователи.

Для перехода выбрать раздел Администрирование, Пользователи или из карточки сотрудника, как было сказано выше.

В колонке Должность мы видим должность сотрудника, с которым связан логин данного пользователя. Это означает, что, войдя в систему, пользователь будет видеть те документы и Задачи, которые находятся в папках сотрудника на данной должности.

Если логин пользователя не связан с Сотрудником, назначенным на Должность в Подразделениях (например, administrator), то функции данного пользователя в системе, в части работы с документами и задачами, будут ограниченными. Такой пользователь не сможет создавать в Ведок новые документы и задачи, ему невозможно направить задачу или документ на исполнение.
Для таких пользователей будут скрыты поля сумм Договоров, если им не назначена Роль со специфическим разрешением «Видеть значения сумм договора» (по умолчанию только у administrator). Автором и исполнителем документов и задач в Ведок может быть только пользователь, связанный с сотрудником в определенной должности.

Это является следствием очень важного принципа работы системы «Ведок:

Конкретный сотрудник, занимавший какую-либо должность, может уволиться, перейти на новую должность в компании. Но сотрудник, занявший его должность, автоматически будет видеть все документы и задания, ранее направленные его предшественнику и созданные его предшественником на данной должности. Несмотря на изменение «персоналии», бизнес-функция в организации должна исполняться.

При создании нового пользователя или редактировании существующего – открывается учетная карточка пользователя.

При создании нового пользователя обязательны для заполнения поля, выделенные красными рамками. Поля ввода пароля отображаются только при создании нового пользователя.

В поле Логин можно использовать цифры, русские и английские буквы, не рекомендуется использовать пробел.

В качестве временного пароля, рекомендуется установить пароль, такой же как логин пользователя и установить отметку Сменить пароль при следующем входе. При первом входе пользователя в систему Ведок от него потребуется установить новый пароль.

Поля Фамилия, Имя, Отчество, Должность – заполнятся автоматически, если связать пользователя с Сотрудником.

Заполнение поля email позволяет Ведок использовать этот адрес для отправки различных оповещений (например, о поступлении новой задачи, документа, заказа, назначенного пользователю).
Поле Имя пользователя Telegtam предназначено для указания имени пользователя в мессенджере Telegram для отправки уведомлений через чат-бот.

Методика создания такого чат-бота и настройки Ведок на отправку через него уведомлений описана в руководстве Ведок. Опция - уведомления в Telegram.

Флажок Активен используется для блокировки или разрешения работы пользователя в системе.

Назначение прав пользователю

Права доступа к документам и задачам, функции, которые сможет выполнять в системе пользователь – все это определяется Ролями. Стандартно при создании нового пользователя ему приписываются все основные роли, кроме роли администратора.
Если требуется сузить права пользователя, например, запретить работать с Договорами, то нужно удалить соответствующую роль.

Система Ведок укомплектована набором стандартных ролей, позволяющим описать типичные варианты распределения прав пользователей. Но Роли — это очень мощный и гибкий механизм, дающий возможность описывать права пользователей от укрупненного вида (например, «Менеджер по продажам»), до максимально детального, вплоть до разрешения/запрета доступа к отдельным реквизитам документов или специфическим разрешениям на произвольную именованную функциональность.

Специфические разрешения

В Ведок существует несколько специфических разрешений, которые могут быть полезны в различных сценариях:

• Чтение всех документов.

• Чтение всех задач.

• Отметка задним числом.

• Видеть значения сумм договора.

• Видеть экз. процессов запущенных другими пользователями.

Чтобы пользователь получил такое разрешение – оно должно быть добавлено в одну из ролей, которые ему назначены.

Чтение всех Документов – дает пользователю с этим разрешением возможность видеть документы, даже если для группы документов установлен признак Ограниченный доступ (см. Группы документов).

Чтение всех задач – дает пользователю возможность видеть конфиденциальные задачи даже в том случае, если он не является участником этой задачи (см. Конфиденциальные задачи).

Отметка задним числом – дает возможность при закрытии задачи указать вручную дату и время закрытия «задним числом» (см. Контрольные и неконтрольные задачи).

Видеть значения сумм договора – позволяет пользователю всегда видеть суммы договора при включенном механизме «Конфиденциальности сумм договора».

Механизм «Конфиденциальности сумм договора» по умолчанию отключен в Ведок. Включение механизма позволяет скрывать от пользователя поля с суммами договора и суммой НДС в том случае, если он не является создателем этого договора и не указан в поле «менеджер».

Включать и отключать этот механизм может администратор путем переключения свойства приложения sumConfidentialityEnable.

Видеть экз. процессов запущенных другими пользователями – влияет на доступность на экране Мои документы, отображающем перечень процессов согласования документов, критерия фильтра Инициатор.

Доступность этого критерия позволяет отслеживать состояние процессов согласования, инициированных другими пользователями.

Дополнительные функции управления пользователями

К важным дополнительным возможностям управления пользователями можно отнести:

• механизм замещения;

• сброс и изменение пароля пользователя;

• копирование настроек и прав пользователя;

• блокирование доступа пользователя в систему Ведок.

Если пользователь может замещать кого-то из коллег – добавьте их логины в раздел Замещаемые пользователи. Можно указать период времени, на который действует замещение. Если даты начала и окончания периода замещения не указаны, то возможность замещения будет действовать постоянно.

После этого, у пользователя появится возможность переключиться под замещаемого пользователя, увидеть все его документы и задачи, выполнять все необходимые действия за замещаемого сотрудника.

При этом Ведок будет по-прежнему фиксировать, что эти действия выполнил тот пользователь, который фактически вошел в систему, т.е. заместитель.

Остальные функции по управлению пользователями доступны при нажатии правой кнопки мыши.

При сбросе пароля пользователя появится дополнительное окно. Ведок может сгенерировать безопасный сложный пароль и выслать его на электронный адрес пользователя, если он указан в его учетной карточке.

Функция копировать настройки позволяет быстро скопировать все права и настройки от другого пользователя. Это сильно ускоряет процесс ввода новых пользователей в систему, т.к. позволяет копировать настройки прав от пользователей с похожим функционалом, а после этого корректировать права.

Организации/контрагенты, наша компания

Единый справочник организаций/контрагентов доступен в Меню приложения, раздел Справочники.
Справочник иерархический - в нем можно создавать папки для систематизации перечня контрагентов.

Автоматически при установке системы в нем создается папка Наша компания. Поместите сюда карточки ваших юридических лиц и установите признак Наша компания. Записи справочника с признаком Наша компания будут доступны для выбора корреспондента исходящего письма, поставщика при выставлении счета и т.д.

Карточка контрагента позволяет вести всю необходимую информацию как для ведения бизнес-переписки, так и для создания счетов и прочих коммерческих документов. Для юридических лиц это основные данные организации, адреса регистрации, почтовые адреса, банковские реквизиты и т.д.

Значение поля ИНН верифицируется по требованиям к ИНН в Российской Федерации. Верификацию ИНН можно отключить установив для свойства приложения TaxIdValidatorMode значение false через пункт меню Администрирование -> Свойства приложения.

С контрагентом могут быть связаны карточки контактов из данной организации и данные об официальных лицах, подписывающих документы. Когда нужно указать какие-то дополнительные сторонние контакты, которые важны в работе с этим контрагентом – используйте вкладку Доп.контакты. На ней вы сможете добавить любые контакты из справочника и оставить комментарий к дополнительному контакту.

Если ваша компания работает с частными лицами, то для создания такого контрагента нажмите кнопку Добавить физ.лицо. Карточка контрагента-физ.лица отличается от карточки организации, но так же содержит необходимую информацию для составления официальных документов, включая договоры.

Главным отличием является то, что для контрагента-физ.лица нужно обязательно выбрать или создать Контакт. Контакт содержит Фамилию, Имя, Отчество, телефон и прочие общие контактные данные, а карточка контрагента-физ.лица добавляет реквизиты, необходимые для выставления счетов и составления договоров.

Обязательное наличие Контактов у контрагентов можно настроить с помощью свойства приложения organizations.contactIsMandatory.

В системе Ведок используется метод обезличивания персональных данных. Однако это не освобождает организацию, обрабатывающую персональные данные с использованием информационных систем, от выполнения мероприятий по их защите в соответствии с Федеральным Закон N 152-ФЗ.

Группы документов

Данный справочник позволяет настроить формально-правильное ведение официальной деловой переписки организации, структурировать разнообразные внутренние документы. Если в организации уже ведётся регистрация документов, то группы документов можно настроить соответствующим образом. Если регистрация переписки и прочих документов не велась, то рекомендуется выполнить минимальную настройку по рекомендациям, приведенным ниже. Это несложно, и позволит избежать множества рисков и неприятных последствий.

В Ведок есть несколько предопределенных Видов документов: входящий, исходящий, внутренний, авансовый отчет, обращение в тех.поддержку. Карточки документов разных видов будут отличаться соответствующим образом.

Группа документов с видом Входящий подразумевает регистрацию входящих официальных писем. Группа с видом Исходящий – соответственно, предназначена для регистрации исходящих писем от вашей компании внешним организациям. Внутренние - для любых внутренних документов компании.

Специальные виды – Авансовый отчет и Обращение в тех. поддержку.

Группа документов с видом Авансовый отчет предназначена для быстрого создания сотрудниками авансовых отчетов.

Вид документов Обращение в тех. поддержку может использоваться, например, в компаниях, занимающихся техническим обслуживанием других организаций (аутсорсингом), и в данном руководстве рассматриваться не будет.

Для создания новой группы документов нажмите Создать и заполните обязательные поля.

Название группы документов должно быть понятным, т.к. именно оно будет отображаться всем пользователям Ведок.

Префикс и Постфикс номера будут использоваться для формирования номера документов. Например, для группы документов, приведенной выше на снимке экрана, регистрационный номер документа будет выглядеть следующим образом: И-33/22. Где 33 это порядковый номер документа для данной группы, а И- и /22, префикс и постфикс соответственно. Ведок автоматически ведет счетчик номеров для каждой группы документов и сбрасывает его на 1 в начале года.

Если установить признак Свободный номер, то Ведок будет автоматически формировать номер документа с использованием префикса, суффикса и порядкового номера. Номер документа нужно будет вводить вручную.

Установка признака Ограниченный доступ позволяет более строго ограничить доступ к документам. Такие документы будут доступны в Ведок только их автору (пользователю, который создал документ), тому, кому адресован внутренний документ и, участникам Задач по этому документу. А также пользователям, обладающим специфичным правом Чтение всех документов.

Общие рекомендации по настройке групп документов следующие:

1. Для каждого вашего юридического лица должна быть как минимум одна группа документов вида Исходящие и одна вида Входящие.

2. Указывайте организацию-владельца данной группы документов. Здесь можно выбрать одну из организаций с флагом «наша компания». Указание организации-владельца позволяет четко организовать учет документов, избежать лишнего ввода информации при регистрации, вести различные бланки исходящих писем для разных организаций.

3. Если вы собираетесь создавать и хранить в Ведок внутренние документы – создайте как минимум одну группу документов вида Внутренние для каждого вашего юридического лица. Аналогично, для авансовых отчетов.

4. Для Авансовых отчетов и Исходящих добавляйте соответствующие Шаблоны документов. Это позволит получать файл (печатную форму) документа, заполненный по корректному шаблону, нажатием одной кнопки в карточке документа.
   Сразу после установки Ведок содержит типовые печатные формы основных документов. Печатные формы можно создавать и изменять. Это описано в документации по генератору отчетов, используемому в системе https://doc.cuba-platform.com/reporting-7.2-ru/

Настройки пользователя

Для перехода к настройкам пользователя нажмите в панели меню. Открывшийся экран содержит персональные настройки, доступные каждому пользователю.

В верхней части экрана находятся основные настройки.

Раздел Фото позволяет управлять «аватаркой» пользователя, которая отображается в интерфейсе рядом с ФИО сотрудника, в Задачах, Обсуждениях и т.д. Пользователь может самостоятельно Загрузить фото, Скачать (сохранить) изображение «аватарки» себе на устройство. Или сбросить «аватарку» на изображение, создаваемое по умолчанию в виде круга случайного цвета и двух букв от инициалов сотрудника.

При загрузке собственной картинки/фото для использования в качестве «аватарки» следует использовать файл изображения размером не более 250 Килобайт в форматах JPEG, BMP, GIF. Для перехода на часто используемый экран, например, Задачи, Договоры или Документы при входе в программу выберите его в разделе

Переключатель Показывать дашборд позволяет включить или отключить отображение виджетов в рабочей области при входе в Ведок.

Пользователь может самостоятельно сменить пароль, воспользовавшись кнопкой

При этом потребуется ввести текущий пароль, новый пароль и его подтверждение.

Раздел Настройки уведомлений по основным событиям, такие как Создание и Редактирование различных объектов в Ведок (документов, задач, направление на согласование Проектов и т.д.).

Настройки сгруппированы по видам объектов: Уведомления о Задачах, Уведомления о Документах и т.д.

Например, для Уведомлений о Документах, щелкните на имя соответствующего подраздела, и добавьте детальные настройки нужных оповещений.

Кнопка в данном случае позволяет добавить в список настройки оповещений группу документов.

Создайте с ее помощью перечень групп документов, по которым хотелось бы получать оповещения, и укажите вариант оповещения при том или ином событии. Уведомления настраиваются по принципу подписки. Указывайте те объекты, по которым хотелось бы получать уведомления, и выбирайте удобный вариант уведомления для каждого доступного события.

Доступны следующие варианты оповещений:

1. Не оповещать — о данном событии оповещения не производятся.

2. На email — будет производиться отправка сообщения о создании/редактировании документа на адрес электронной почты, указанный в карточке пользователя.

3. На экран, исчезающие — при создании/редактировании документа данной группы будут появляться всплывающие уведомления в левой-верхней части окна браузера. Через несколько секунд после появления уведомление исчезнет.

4. На экран, закрытие кликом — будут появляться всплывающие уведомления в левой-верхней части окна браузера. Для закрытия уведомления требуется щёлкнуть по нему мышкой.

5. В Telegram – уведомления отправляются пользователю в специально созданном чат-боте Telegram.

Работа с задачами

Использование функций по управлению задачами позволяет четко организовать собственную работу, наладить взаимодействие между сотрудниками и подразделениями, повысить динамику компании, снизить риски несоблюдения сроков исполнения обязательств перед клиентами.

В Ведок Задачи могут существовать сами по себе, могут быть связаны с любым из документов в системе, подзадачи могут быть связаны с другой задачей (вышестоящей).

Создание задачи

Самый быстрый способ создания Задачи – воспользоваться кнопкой быстрого создания в панели меню и папок. Если вы еще не выбрали Задачи в качестве элемента для быстрого создания – сделайте это и нажмите кнопку

Откроется окно создания Задачи.

Единственным обязательным для заполнения полем является Описание задачи. Для создания быстрых заметок для себя этого уже достаточно, и это является хорошей заменой стикерам, обычно наклеиваемым на монитор.

Все быстрые задачи, в которых заполнено только Описание автоматически попадают в папку Не забыть. Можно в любой момент обратить внимание на эту папку, перейти в нее, просмотреть все оставленные ранее на скорую руку записи, просто выполнить быструю задачу или запланировать ее выполнение на конкретный срок, возможно, направить Задачу на исполнение другому сотруднику.

Папки задач

Стандартно в Ведок для работы с Задачами есть папки:

1. Все задачи. Здесь отобразятся все задачи, когда-либо были созданы в Ведок, к которым есть доступ у данного пользователя.

2. Задачи назначенные мне – задачи, которые предстоит выполнять. Здесь находятся задачи, направленные другими пользователями сотруднику, который сейчас работает в Ведок. А также задачи, созданные самим пользователем, у которых заполнен Срок, но не определен исполнитель.

3. Задачи созданы мной – задачи, которые вы направили другим сотрудникам. В этой папке находятся задачи, созданные сотрудником, который сейчас работает в Ведок, и у которых есть хотя-бы один Исполнитель.

4. Не забыть – папка для быстрых заметок для себя. Здесь находятся задачи, у которых нет исполнителя и не определён Срок. Если вернувшись в папку Не забыть вы откроете задачу и заполните в ней Срок или Исполнителя, то задача переместится в папку Задачи созданы мной».

5. Отчеты – папка для отчетов по контрольным задачам. Если в задаче поставлена отметка Контроль, то задача становится «контрольной». Исполнители такой задачи должны будут написать по ней Отчет, который будет отправлен автору задачи на проверку и подтверждение. Методика работы с контрольными задачами описана ниже.

Все папки задач, кроме папки Отчеты, имеют два представления: в виде «плашек» и в виде таблицы.

Изменить вид можно с помощью переключателя .

Задачи в этом представлении автоматически группируются по сроку, указанному в задаче.

Активный значок указывает на то, что в задаче есть новые отчеты исполнителей.

Если значок выделен цветом (активен) – это говорит о том, что данная задача конфиденциальная и доступна только ее участникам.

Активный значок означает наличие новых (непрочитанных) обсуждений.

А активный значок указывает на наличие файлов, приложенных к задаче.

Табличное представление позволяет гибко управлять отображением информации в папке. При наведении указателя на правый край шапки таблицы появляются значки меню настройки отображения .

Нажмите на значок , чтобы изменить перечень отображаемых колонок.

Для изменения порядка следования колонок – просто переместите в шапке таблицы заголовок колонки в нужное расположение.

Перетаскивая колонки, можно менять группировку данных в таблице. Для группировки таблицы по какой-либо колонке, в заголовке таблицы переместите эту колонку в позицию слева от элемента

Группировать данные можно по нескольким полям. Например, группировка задач по Сроку и Дате начала.

Для сортировки данных в таблице по какой-то колонке – щелкните в шапке этой колонки. Колонка, по которой отсортированы данные, отмечается значком в шапке таблицы.

Настроенное пользователем отображение таблицы запоминается автоматически и используется при следующем открытии этого экрана. Вы можете настроить несколько различных представлений, сохранить их под разными названиями и вручную переключать отображения. Для сохранения настроенного представления таблицы нажмите .

В открывшемся меню Настройки можно сохранить представление с новым именем (сохранить как) или сбросить сделанные настройки.

Для экспорта в Excel всех или выделенных строк таблицы воспользуйтесь кнопкой

Нажатие правой кнопки мыши на задаче открывает контекстное меню с основными доступными действиями (создать, удалить, изменить и т.д.).

Контрольные и неконтрольные задачи

Задачи могут быть двух типов – контрольные и неконтрольные, в зависимости от наличия отметки Контроль.

Неконтрольная задача самая «демократичная» и самая часто используемая - она будет доставлена исполнителю в папку Входящие задачи, и исполнитель сможет сам отметить задачу как выполненную, просто сделав отметку в отчете по задаче. Такие задачи можно расценивать как способ напоминания себе и другим сотрудникам о необходимости выполнить какую-либо задачу. Если такая задача создается в документе в связи с тем, что необходимо предпринять какие-то действия по данному письму, договору, счету и т.д., то задача выполняет роль пересылки документа.

Контрольная задача нужна в том случае, когда автору задачи требуется обязательно проконтролировать итог выполнения задачи, получить от исполнителя некий отчет (возможно, файл или документ), подтвердить то, что задача действительно выполнена. Для контрольной задачи обязательно указание Срока и Исполнителя(ей).
Исполнитель не может такую задачу самостоятельно отметить как выполненную. Он должен обязательно ввести Отчет и отправить его На проверку. Отчет поступает автору задачи в папку Отчеты, где он может утвердить отчет или вернуть на доработку.

При утверждении отчета автоматически запоминаются дата и время утверждения этого отчета. Это можно использовать при анализе исполнения задач.
Если требуется возможность вручную устанавливать дату и время утверждения отчета – пользователю необходимо иметь специфичное разрешение Отметка задним числом. Тогда при утверждении отчета будет появляться дополнительное окно.

После того как автор подтвердил все отчеты исполнителей, задача автоматически отмечается как выполненная.

Исполнители и помощники

Исполнители — это те сотрудники-пользователи Ведок, которым предназначается задача. Для контрольной задачи именно от них потребуется ввести Отчет и утвердить его у автора задачи. Исполнителей задачи может вводить только автор задачи.
Однако исполнителю часто требуется привлечь на помощь в работе над задачей своих коллег или подчиненных. В этом случае любой из исполнителей задачи может добавить в нее Помощников. После этого задача поступит им в папку Входящие задачи, и они смогут работать с ней наравне с исполнителями за небольшим исключением: отчеты помощников не отправляются автору задачи и не требуют утверждения.
Назначение помощников в задаче можно рассматривать как простой способ привлечь к работе над ней больше участников, «поделиться задачей».

Отчет исполнителя/помощника

Исполнители и помощники не могут вносить никакие изменения в саму задачу. Они могут только внести Отчет или пользоваться Обсуждениями.

Если задача неконтрольная, то исполнитель сам может отметить отчет как выполненный.

В Отчете можно не только написать текст, но и приложить файлы. Кнопка ОК сохраняет отчет, что дает возможность позднее вернуться к его редактированию.
Если нажать кнопку Отметить как выполненный, то отчет считается завершенным, редактировать его больше нельзя. Когда в неконтрольной задаче у всех исполнителей есть Выполненные отчеты – задача автоматически будет отмечена как выполненная. Кроме того, автор задачи может в любой момент сам отметить выполнение задачи, нажав кнопку

Отчет по контрольной задаче можно либо сохранить, нажав кнопку ОК, либо Отправить на проверку автору задачи.

Отправленные на проверку отчеты попадают в папку Отчеты у автора задачи. Где он может Утвердить отчет или Отправить на доработку.

Для перехода из окна отчета исполнителя к Задаче, с которой связан данный отчет, нажмите значок в верхнем-правом углу окна отчета.

Отправленный на доработку отчет может снова редактироваться исполнителем и будет повторно отправлен на проверку.

После того как все отчеты в контрольной задаче утверждены, задача автоматически будет отмечена как выполненная.

Отчеты помощников, как было сказано выше, не отправляются на проверку автору задачи. Они могут использоваться в коммуникации с исполнителями задачи, например для того, чтобы приобщить в отчет помощника файлы со своей частью работы по задаче. Исполнители могут без ограничений читать отчеты помощников и приложенные к ним файлы.

Обсуждения

Рабочие вопросы, связанные с исполнением задачи можно решать используя Обсуждения. Любой пользователь, имеющий доступ к задаче может оставить здесь свой пост, связанный с этой задачей.

Конфиденциальные задачи

Стандартно в Ведок пользователи могут все то, что не запрещено. В том числе могут найти в Ведок те задачи, которые были назначены не им и авторами которых они не являются.

Иногда требуется больше закрытости, и нужно скрыть задачу от всех кроме ее автора и исполнителей/помощников. Для этого автору задачи достаточно установить в задаче отметку Конфиденциально. После этого задача будет доступна только ее непосредственным участникам: автору, исполнителям и помощникам.

Письма и внутренние документы

Ведок позволяет вести регистрацию бизнес-переписки и внутренних документов, обеспечивает возможность быстрого создания документа по соответствующему шаблону.

Папки документов

Стандартно в Ведок для работы с бизнес-перепиской и внутренними документами есть папки:

1. Все документы - все документы (входящие письма, исходящие, внутренние документы), созданные в Ведок, к которым есть доступ у данного пользователя.

2. Входящие письма - группа документов которые относятся к виду Входящий и к которым есть доступ у данного пользователя.

3. Исходящие письма - группа документов которые относятся к виду Исходящий и к которым есть доступ у данного пользователя.

4. Внутренние документы - группа документов которых относится к виду Внутренний и к которым есть доступ у данного пользователя.

Перечень документов в папке отображается в табличном виде, поддерживающим возможность группировки. Набор отображаемых колонок зависит от вида документов. Находясь в любой из папок можно создать (зарегистрировать) документ любого вида.

Создание документа

Самый быстрый способ создания документа – воспользоваться кнопкой быстрого создания в панели меню и папок. Если вы еще не выбрали там Документ в качестве элемента для быстрого создания – сделайте это и нажмите кнопку

Появится запрос выбора вида документа, а после этого откроется окно создания документа соответствующего вида.

Также создать документ можно с экрана любой из папок документов, используя кнопку Зарегистрировать.

Входящие письма

Экраны создания/редактирования различных видов документов имеют разный набор полей. Ниже приведен экран создания Входящего документа. Если в Ведок создано несколько групп документов с типом Входящий, то первое, что потребуется сделать – выбрать группу документов. Иначе все поля будут недоступны для редактирования. После выбора группы документов автоматически заполнится номер документа, в соответствии с настройкой этой группы документов. В поле Адресат (кому) автоматически заполнится организация, указанная для этой группы документов в качестве владельца (см. раздел Группы документов).
Из важных реквизитов остается заполнить только поле Корреспондент (от), исх.N и дату, если они указаны в поступившем документе.

Поле Корреспондент заполняется из справочника Контрагенты и поддерживает быстрый подбор по вхождению ключевой фразы. Достаточно начать набирать название организации, чтобы увидеть похожие записи в справочнике.

Если требуется добавить в справочник новую организацию или перейти в окно справочника Контрагенты для ручного выбора, то нажмите кнопку .

После сохранения нового входящего письма станут доступны для ввода остальные поля.

Секция Файлы позволяет приложить к карточке файлы документа и в дальнейшем работать с приложенными файлами.

Секция Задачи позволяет создавать задачи, связанные с этим документом. Для быстрого ввода задачи достаточно ввести несколько слов описания задачи, при необходимости, выбрать сроке из календаря и нажать Enter или . После чего Задача появится в документе и попадет в папку задач Не забыть. В любой момент ее можно открыть для редактирования и добавить исполнителей, если задача должна быть направлена другому пользователю. Возможности создания задач к документу абсолютно идентичны для всех видов документов.

Исходящие письма

Помимо описанных выше способов создания документа, исходящее письмо, направляемое в ответ на ранее зарегистрированное в Ведок входящее письмо, можно быстро создать из документа, на который вы отвечаете. На экране Входящего документа для этого есть ссылка Создать ответ.

В этом случае входящее письмо и письмо-ответ будут связаны, и будет возможность быстрого перехода между ними. А в созданном исходящем письме автоматически заполнится поле Адресат (кому).

Экраны создания/редактирования различных видов документов имеют разный набор полей. Ниже приведен экран создания Исходящего документа.

Если в Ведок создано несколько групп документов с типом Исходящий, то первое, что потребуется сделать – выбрать группу документов. Иначе все поля будут недоступны для редактирования. После выбора группы документов автоматически заполнится номер документа, в соответствии с настройкой этой группы документов. В поле Корреспондент (от) автоматически заполнится организация, указанная для этой группы документов в качестве владельца (см. раздел Группы документов).

Из важных реквизитов остается заполнить только поле Адресат (кому), если документ создается без использования ссылки на входящем письме, и краткое содержание или само содержимое письма.

Ведок позволяет быстро создавать исходящие письма с соблюдением необходимых правил оформления официальной переписки, используя для этого шаблоны. Поэтому поле содержимого письма поддерживает основные возможности форматирования текста и проверку орфографии средствами используемого для работы интернет-браузера.

Для создания письма по шаблону сохраните новый документ, после чего воспользуйтесь кнопкой Создать по шаблону в секции Файлы.

Выберите в выпадающем меню нужный шаблон (если их несколько) и дождитесь, когда Ведок сформирует файл документа, который автоматически появится в секции Файлы. Возможные для данной группы документов шаблоны задаются при настройке системы см. раздел Группы документов.

Файл содержит письмо, оформленное в соответствии с шаблоном организации. Формирование файлов по шаблону возможно в различных форматах (docx, doc, pdf, xls).

Созданный документ можно согласовать с другими пользователями Ведок. Процедура согласования документов описана в разделе Согласование документов.

Возможности изменения и создания собственных шаблонов описаны в отдальном руководстве.

Внутренние документы

Создание внутреннего документа в основном аналогично исходящему, за исключением того, что в поле Кому выбирается не внешняя организация, а сотрудник вашей компании. Поле Кому может не отображаться, если для данной группы документов установлена соответствующая настройка.

Внутренние документы в приложении удобно использовать для хранения различного рода внутренних инструкций, необходимых большинству сотрудников. При наличии доступа к внутренним документам любой пользователь может найти нужным ему документ, хранящийся в Ведок.

Можно целенаправленно рассылать документы определенным сотрудникам, используя создание задачи в документе, указав при этом в исполнителях задачи тех, кому предназначен данный документ. Из такой задачи, связанной с документом, перейти к документу можно одним кликом.

Авансовые отчеты

Частным случаем внутренних документов является авансовый отчет. В большинстве организаций сотрудникам приходится достаточно часто составлять авансовые отчеты после поездок в командировки, отчитываясь за приобретение офисных аксессуаров, комплектующих и расходных материалов и т.д.

Составление авансового отчета достаточно кропотливое занятие. При заполнении формы от руки на бланке при любых ошибках приходится полностью переделывать отчет. В Ведок составить авансовый отчет и откорректировать в случае ошибок еще проще. Приятным бонусом является то, что созданный в Ведок авансовый отчет можно не только распечатать и отдать в бухгалтерию, но еще и предварительно согласовать в электронном виде, создать задачу по авансовому отчету.

Дополнительным преимуществом является возможность указать статью расходов для каждой строки отчета. А это позволяет получить в Ведок статистику расходования средств по статьям без использования сложных и дорогостоящих конфигураций бухгалтерских программ.

Проще всего создать новый авансовый отчет, используя кнопку

Сумма рассчитывается автоматически. Подотчетное лицо и его подразделение заполняется автоматически, исходя из того, какой пользователь создал документ. По группе документов автоматически определяется организация.

Стандартно Ведок не заполняет номер авансового отчета, в отличие от входящих, исходящих и внутренних документов. Это связано со спецификой документа. Как правило, номер и дата авансового отчета назначается бухгалтером, когда он принимает бумажный оригинал в обработку.

Для того чтобы получить печатную форму авансового отчета по унифицированной форме N АО-1 сохраните отчет и нажмите кнопку Создать по шаблону в секции Файлы. Автоматически заполненный по шаблону и приложенный файл содержит двухстраничную форму авансового отчета, который можно распечатать и подписать.

Реестр оплаты

Реестр оплаты предназначен для ведения истории платежей по документам продаж (Заказы, Счета, Договоры и т.п.).
Экран позволяет вводить данные о Поступлениях и Оплатах, связывать эти сведения с документами продаж. Он доступен из главного меню приложения.

В свою очередь, на документе продаж на вкладке «Оплаты по документу» можно увидеть сводные данные о Поступлениях /Оплатах по этому документу и итоговое состояние расчетов по нему.

Таким образом, возможности Реестра оплаты позволяют видеть укрупненную «управленческую картину» по состоянию оплат коммерческих документов.

Права пользователя, влияющие на доступ к функционалу Реестра оплаты

Пользователю может быть полностью либо частично недоступна работа с Реестром оплаты, если у него недостаточно разрешений.

Для разграничения доступа к функциям Реестра оплаты существуют две стандартные роли: Просмотр реестра оплаты, Редактирование реестра оплаты.
Чтобы пользователю в главном меню был доступен пункт Реестр оплаты и он мог видеть данные на закладке «Оплаты по документу» – ему нужно как минимум назначить роль Просмотр реестра оплаты.
Если пользователь должен иметь возможность еще и вносить или редактировать информацию в Реестре оплаты – ему требуется назначить роль Редактирование реестра оплаты.
Подробно назначение прав описано в разделе Назначение прав пользователю.

Работа с экраном Реестр оплаты

На экране отображается полный перечень записей Реестра оплаты и имеются стандартные возможности использования Фильтра.
Если пользователю назначена роль Редактирование реестра оплаты, то он может добавлять, удалять и редактировать записи на этом экране.

Поступление – это поступление оплаты по документу продаж, существующему в Ведок, в котором ваша компания является Исполнителем. Это поступления по вашим обычным Счетам, Заказам, Договорам, выставленным вашим клиентам.

Оплата – это оплата по поступившему («входящему») документу продаж, существующему в Ведок, в котором ваша компания является Клиентом. Это ваши оплаты сторонним контрагентам по «входящим» Счетам, расходным Договорам и т.п.

Оформление Поступлений средств

Для фиксации в Реестре оплаты факта поступления денег по документу продаж нажмите кнопку

Откроется окно для заполнения данных записи реестра.

Заполните обязательные поля Дата платежного документа, Номер платежного документа. Введите сумму поступления и выберите документ, по которому поступили средства. В списке выбора отображаются виды документов продаж. Для примера выберем Договор.
Откроется стандартное окно просмотра перечня договоров для выбора нужного документа.
Для поиска в нем можно использовать стандартный Фильтр (см. Поиск по атрибутам). Например, будем искать по номеру Договора услуг нашей компании.

После того как мы нашли нужный документ, выберем его двойным щелчком.
Поля Плательщик и Получатель заполнятся автоматически из Договора. Если Плательщик и/или Получатель оплаты по договору отличается от Клиента и Исполнителя в договоре (такое возможно при различных взаимозачетах) – вы можете их изменить, выбрав нужные значения из справочника Контрагенты.

В поле «Примечание» можно указать любые комментарии к этому поступлению средств.

Нажмите ОК для сохранения записи Реестра оплаты. Наша новая запись отобразится в реестре.

Оформление Оплат по входящим документам

Кнопка Оплата открывает экран для создания записи об оплате по внешнему документу продаж. Этот экран аналогичен экрану создания записи Поступления с учетом того, что в данном случае ваша компания является Плательщиком по внешнему документу (Счету, Хозяйственному договору и т.п.), внешний Контрагент является Получателем денег, а вводим мы сумму Расхода (оплаты контрагенту), а не Прихода.

Особенности реализации функционала Реестр оплаты

Типичным сценарием для оформления записей в Реестре в Ведок считается то, что в подавляющем большинстве случаев по «обычным» документам продаж (Заказы, Счета, Договоры и др., где ваша компания является Исполнителем) – в записи реестра о Поступлении Плательщиком будет являться сторонний Контрагент, указанный в поле Клиент документа, по которому поступил платеж. А Получателем будет одна из ваших компаний.

И наоборот – по «расходным» документам продаж (входящие Счета, Хозяйственные договоры и др., где ваша компания является Клиентом) требуется вводить информацию об Оплате по документу в адрес стороннего Контрагента, указанного в поле Исполнитель документа, по которому делается запись об оплате. А ваша компания будет являться Плательщиком.

Поэтому типичное поведение экранов ввода данных об Оплате и Поступлении учитывает именно эти сценарии и контролирует и упрощает ввод данных исходя из них.
Так на экране Поступления/Оплаты, при выборе документа, с которым связан платеж/оплата, поля Плательщик и Получатель заполняются автоматически (если они еще не заполнены) исходя из типового сценария:

• Контрагент из поля Клиент документа продаж записывается в поле Плательщик.

• Контрагент из поля Исполнитель записывается в поле Получатель.

Поля Плательщик и Получатель при необходимости можно заполнить вручную.
Например, при оформлении Оплаты при ручном заполнении поля Плательщик, при начале ввода идет подбор из контрагентов только с признаком «Наша компания». Т.к. самым распространенным сценарием считается ведение Оплат по расходным («входящим») документам продаж, где ваша компания является Клиентом.
Но в нетипичной ситуации вы можете выбрать любого Контрагента из справочника нажав кнопку ... рядом с полем ввода.

Аналогично типовой сценарий обыгрывается на экране ввода Поступления. При начале ввода в поле Плательщик идет выбор из любых Контрагентов. А при ручном заполнении поля Получатель для Поступления – будет предлагаться выбор контрагента с признаком «Наша компания», т.к. типичным сценарием является именно ведение Поступлений от сторонних контрагентов по «обычным» (доходным) документами продаж.
И аналогично, при необходимости отойти от типичного сценария – можно нажать кнопку ... рядом с полем ввода и выбрать абсолютно любого контрагента.

Благодаря такому подходу, если у вас есть необходимость отразить в Реестре платежи, выходящие за рамки типового сценария – у вас сохраняется такая возможность.

Например, в рамках каких-то соглашений о взаимозачетах Плательщиком по вашему доходному Договору, Счету, Заказу может быть не тот контрагент, который является Клиентом в документе, а третья компания. В этом случае при вводе Поступления можно заполнить поле Плательщик вручную.
На вкладе Договора Оплаты по договору этот платеж отразится корректно, т.к. она учитывает платежи по Документу вне зависимости от того, кто является Плательщиком или Получателем.

В текущей версии Ведок функционал Реестра оплаты не предусматривает автоматическое изменение Статуса и признака «Оплачен» на документах продаж в зависимости от состояния расчетов по документу.
Т.е. если в Ведок создан Счет на сумму 50 000 руб. и в Реестре оплаты появилась запись о поступлении по этому Счету суммы 50 000 руб. – статус Счета и признак «Оплачен» не будет изменен автоматически.

Вкладка «Оплаты по документу»

Если пользователь, обладающий всеми нужными разрешениями, откроет документ продаж, по которому были внесены записи в Реестр оплат – на вкладке Оплаты по документу он увидит все поступления средств по Реестру оплат по данному документу. В верхней части вкладки в секции Состояние расчетов будет отображено текущее состояние расчетов.
Для примера откроем Договор услуг У-7 по которому мы только что внесли в Реестр оплат подтвержденную запись о Поступлении средств и перейдем на вкладку экрана Оплаты по документу.

Здесь мы в секции Состояние расчетов видим сводную информацию по документу:

• сумма по договору,

• сумму поступивших на данный момент платежей по этому документу на основе подтвержденных записей Реестра оплат,

• остаток – как разница между суммой договора и поступлениями по этому документу.

При наличии у пользователя роли Редактирование реестра оплаты ему доступна кнопка Поступление для того, чтобы внести новую запись в Реестр оплат именно по этому документу. И кнопка Удалить, которая позволяет удалить запись, связанную с этим документом из Реестра оплат.

Ниже располагается таблица со всеми записями Реестра оплат, по этому документу и связанными с ним документами продаж.

Отображение информации на вкладке «Оплаты по документу»

Расчет сумм в секции Состояние расчетов и отображение в табличной части сведений о поступлениях/платежах учитывает не только те записи Реестра оплат, которые непосредственно связаны с этим документом, но и записи Реестра, которые отражают поступления/оплаты по связанным (подчиненным) документам.

Например, есть Договор услуг NУ-10 на сумму 100 000 руб. Оплата по договору проходит в 2 этапа: аванс и окончательный расчет на основании выставленного Счета и Акта.
При полном оформлении всех документов, в Ведок будет создан Договор услуг NУ-10 на сумму 100 000 руб. Далее, с экрана Договора с помощью кнопки

будет создан Счета на Аванс. И позднее аналогично будет создан связанный Акт и Счет на Расчет по Договору.

При безналичной форме оплаты, как правило, Клиент в платежных поручениях в «основании платежа» будет указывать номер и дату Счета на Аванс и Счета на Расчет.
Соответственно и при оформлении в Ведок Поступлений в Реестре платежей сначала будет создана запись поступления денег по Счету на Аванс. А позднее – запись о Поступлении по Счету на расчет.

Т.к. наши Счета были созданы как Связанные из Договора, то перейдя на экран Договор услуг NУ-10 на вкладке Оплаты по документу мы увидим следующее:

В табличной части сведений о поступлениях/платежах мы видим данные о поступлении денег по Счету на Аванс и по Счету на Расчет. А в секции Состояние расчетов мы видим, что сумма Поступлений и Остатка по данному Договору рассчитана корректно, хотя записи Реестра указывают не на сам Договор, а на связанные с ним Счета по договору.

Это возможно благодаря тому, что через функцию

Если Клиент при перечислении Расчета укажет в «основании платежа» платежного поручения не Счет на Расчет, а сам Договор, и соответствующим образом будет оформлено Поступление в Реестре платежей – на вкладке Оплаты по документу также отобразится корректная информация.

В текущей версии Ведок при отображении информации на данной вкладке не в полной мере поддерживается обработка возможных возвратов излишне перечисленных сумм по документу.
Например, клиент мог ошибочно перечислить бОльшую сумму, чем сумма Договора.
Обычно такого рода возвраты средств производятся на основании письма с запросом от контрагента или акта сверки.
Реестр оплаты в настоящий момент не поддерживает возможности фиксировать Поступления/Оплаты по таким документам. Поэтому, если вы отразите возврат излишне перечисленной суммы в Реестре оплат, сославшись на сам договор или счет к договору, по которому произошла переплата, то увидите следующее:

В табличной части вкладки мы видим запись из Реестра оплаты о возврате переплаты, если она ссылается на сам договор или на связанные с ним документы продаж (счета, акты).

Однако, при расчете сумм Поступление и Остаток этот возврат средств учтен не будет.

Если сценарий учета переплат и возвратов по документам будет востребован у пользователей Ведок – мы доработаем логику расчета состояния взаиморасчетов по документам в новых версиях.

Согласование документов

Согласование различных документов в небольших организациях, как правило, происходит посредством пересылки файла по электронной почте. А это создает ряд проблем и рисков:

1. Невозможно ограничить срок реакции согласующего лица на отправленный ему документ.

2. Документ рассылается только всем сразу, а организовать последовательное согласование практически невозможно.

3. Каждый, кому документ рассылается электронной почтой на согласование, работает с собственным экземпляром файла на своем компьютере или почтовом ящике. Он не видит замечаний и правок других коллег, даже если они их уже сделали.

4. Инициатору согласования приходится собирать итоговые замечания, полученные от всех участников процесса, из разрозненных сообщений электронной почты.

5. У всех участников согласования в почтовых ящиках скапливается множество редакций одного и того же документа из-за чего, часто на печать или в дальнейшую работу отправляется неактуальная редакция.

Ведок содержит встроенные механизмы согласования документов, позволяющие реализовать согласование документов внутри компании более четко, просто, надежно и наглядно.

В подавляющем большинстве случаев в небольших организациях применяется две схемы согласования документов:

1. С параллельным маршрутом - когда документ рассылается всем участникам сразу.

2. С последовательным маршрутом - когда документ передается по определенному перечню согласующих поочередно. В этом случае каждый следующий участник согласования получает документ и видит замечания своих коллег.

В стандартной поставке Ведок есть три типовых процесса согласования:

1. Параллельное согл. – документ рассылается сразу всем участникам согласования. Если при запуске указан Срок, то он является единым для всех участников.

2. Последовательное согл. – документ будет последовательно передаваться по списку участников согласования по мере того, как очередной участник завершит согласование.
   Если при запуске указан Срок, то он является единым для всех участников. Кто-то согласует быстрее, кто-то медленнее, но все должны успеть до указанного срока. В противном случае весь процесс прервется из-за нарушения срока.

3. Последовательное согл. (персон.срок) – модификация предыдущего процесса. Отличается тем, что если при запуске процесса указан Срок, то на старте он делится поровну на каждого участника согласования и отслеживается для каждого участника персонально. Если согласующий не успел согласовать в свой срок – документ будет передан следующему участнику процесса.
   Таким образом каждому согласующему гарантируется одинаковое время на принятие решения.

В случае необходимости, есть возможность реализации сложных маршрутов согласования и обработки документов, включая ветвления и переходы по различным условиям.

Меню и экраны для согласования (проектов документов)

Для согласования проектов документов в Ведок есть раздел меню Согласование, который содержит два пункта:

1. На согласование.

2. Мои документы.

Пункт На согласование откроет экран, содержащий все документы отправленные данному пользователю на согласование. Когда документ согласован – документ с задачей согласования исчезает с этого экрана. Также документ исчезнет с этого экрана, если истекло время, отведенное автором проекта для согласования документа.

Пункт Мои документы - позволяет открыть экран для работы с документами, которые данный пользователь отправлял коллегам на согласование, т.е. выступал инициатором согласования. Здесь можно отслеживать ход согласования, увидеть сколько раз документ проходил повторное согласование и т.д.

Процедура отправки на согласование и согласование документов одинакова для всех видов документов, на которых предусмотрена данная функция.

Далее рассмотрим процедуру согласования на примере внутреннего документа.

Отправка на согласование

Создадим для примера Приказ о режиме доступа в офис в праздничные дни обычным путем, описанным в разделе Внутренние документы. Заполним аннотацию, обязательно приложим файл с проектом приказа, который требуется согласовать и сохраним приказ.

Обратите внимание на раздел Процесс в карточке документа. Этот раздел доступен на всех документах, для которых возможен запуск бизнес-процессов, в частности, процесса согласования.

Для направления документа на согласование в выпадающем меню выберите из списка доступных бизнес-процессов «Послед.согласование» нажмите кнопку .

Откроется окно запуска процесса согласования.

Все файлы, которые были приложены к проекту документа будут скопированы в форму запуска процесса согласования в секцию Файлы для согласования с Типом – Экземпляр автора. Файлы с этим типом согласующие не смогут изменять и удалять.
Наличие как минимум одного файла с типом Экземпляр автора обязательно для запуска согласования.

Если в карточке проекта документа были файлы с какими-то справочными данными, не подлежащие согласованию – их можно удалить из секции Файлы для согласования. Они не будут удавлены из карточки, но не будут направляться согласующим.

Используйте поле

Добавьте участников согласования. При последовательном согласовании проект будет автоматически направляться визирующим по порядку в соответствии с очередностью. При необходимости, до запуска процесса можно изменить порядок следования участников согласования, используя кнопки

Остается Запустить согласования.

Если вы использовали Ведок более ранних версий, то обратите внимание, что автоматически назначенный номер документа (в нашем примере это номер П-11) после запуска процесса согласования остается неизменным начиная с версии Ведок 1.5.0.

В секции Процесс до его завершения теперь будет отображаться ссылка с информацией об активном процессе согласования, имени процесса и времени запуска процесса:

Файл документа, который находится в процессе согласования, в карточке проекта документа будет отмечен значком .

Отслеживание хода согласования и истории

Все согласования документов, которые инициировал пользователь, автоматически отображаются на экране, доступном в меню Согласование/Мои документы, где инициатор проекта может отслеживать ход согласования, управлять им, обращаться к истории согласованных документов.

На экране Мои документы у инициатора согласований будет отображаться сводная картина по когда-либо запущенным этим пользователем процессам.

По умолчанию на экране отображаются только активные процессы – согласование по которым еще не завершилось и не было прервано инициатором или автоматически по истечение срока согласования.
Для просмотра полной истории всех процессов инициированных пользователем нужно убрать флажок в фильтре на экране и нажать

Один и тот же документ может проходить согласование повторно не один раз. При каждом повторном запуске согласования документа будет создаваться новая версия согласования.

Экран Мои документы всегда показывает данные самой новой версии. Порядковый номер текущей версии отображается в соответствующей колонке на экране. А для просмотра всех предыдущих версий нужно двойным щелчком открыть экран просмотра экземпляра процесса.

Начиная с версии 1.5.0 процесс может быть не только отменен (прерван), но и приостановлен инициатором. Приостановленные процессы тоже являются активными, хотя до их возобновления, работа процесса находится в «замороженном» состоянии.

Если при запуске согласования предельный срок указан не был, то в этом случае процесс будет активным бессрочно, до тех пор, пока все участники согласования не выразят свое решение.

Однако, если при запуске согласования инициатором бы указан предельный срок завершения согласования, то процесс перестанет быть активным (автоматически завершится) в указанный срок. А статус версии будет установлен как Отменен.

В колонке «Статус версии» отражается статус самой новой (текущей) версии согласования. Он может отличаться от «Статуса документа», т.к. начиная с версии Ведок 1.5.0 изменение этих статусов можно индивидуально настроить в модели процесса.

Процессы, вручную прерванные по каким-то причинам инициатором, будут иметь статус версии Отменен.

Если процесс согласования завершился, то дата и время его завершения отображается в колонке «Время окончания».

Для сужения перечня процессов используйте фильтр, который содержит наиболее часто применяемые критерии.

Обратите внимание на критерий Инициатор. Данный критерий позволяет отслеживать процессы, инициированные другими пользователями.
Данный критерий доступен только пользователям с ролью bproc_seeAllProcess. Все остальные пользователи видят на этом экране только те процессы, которые были инициированы ими самими.

Инициатор процесса согласования может отслеживать ход процесса и управлять им, просматривать полную историю версий. Для перехода к экрану с подробностями версии согласования сделайте двойной клик мышкой в нужной строке. При этом откроется экран с подробными сведениями о текущем экземпляре процесса согласования. На нем можно управлять процессом, отслеживать его ход и просматривать историю более ранних версий согласования этого же документа.

На закладке Ход выполнения отображается текущее состояние выполнения процесса. Здесь видны те участники, которые уже завершили согласование, те кому документ уже направлен. А в случае последовательного согласования – еще и те, кто пока еще не получил документ и находится в очереди.
В колонке «Время получения» отображается время, когда документ был направлен данному участнику процесса. А в колонке «Время завершения» отражен момент, когда согласующий вынес свое решение.

Начиная с версии 1.5.0 существует возможность разрабатывать сложные многоэтапные процессы согласования с помощью Конструктора процессов. В этом случае в одном процессе может быть много различных задач (этапов). Поэтому на закладке Ход выполнения согласующие сгруппированы по задачам (этапам) процесса.

На закладке Файлы обязательно находятся файлы документа, направленные инициатором процесса на согласование. Здесь так же могут размещаться дополнительные файлы, загруженные участниками согласования, например, если они предлагают свою редакцию документа.
Все эти файлы доступны только в режиме чтения для обеспечения однозначного восприятия редакции документа всеми участниками процесса.

На закладке Диаграмма можно увидеть графическое представление бизнес-процесса в нотации BPMN 2.0.

Задача (этап) процесса, выполняющаяся в данный момент, выделена цветом.

Инициатор процесса или пользователь с ролью администратора BPM обладают дополнительными возможностями на этом экране.
Они могут отменить процесс нажав кнопку . При этом будет запрошен обязательный комментарий причины отмены процесса после чего он будет прерван, а статус версии согласования будет установлен как Отменен. Или приостановить процесс. Приостановленный процесс перестает временно выполняться и как бы «встает на паузу». Позднее его можно возобновить и процесс продолжит выполняться далее.

Если существуют более ранние версии согласования этого документа – вы можете переключить данный экран для просмотра всех подробностей любой из них. Для этого выберите нужную версию в выпадающем списке версий. Экран обновится и отобразит все исторические данные процесса этой версии.

Получение на согласование, согласование

Участники согласования видят направленные им на согласование документы на экране На согласование. После согласования или окончания времени, отведенного на согласование, задача автоматически исчезнет из этой папки.

В левой части этого экрана отображается дерево всех задач процессов согласования, доступных текущему пользователю.
Под вершиной отображаются все задачи согласования, которые уже назначены на исполнение текущему пользователю.
Далее они сгруппированы по имени процесса и задаче (этапу) процесса.

В правой части отображается информация о документе, ходе процесса согласования, его инициаторе, сроке выполнения и времени создания (получения) задачи.

Клик по ссылке в колонке «Документ» позволяет перейти к карточке согласуемого документа. А клик по ссылке в колонке «Ход исполнения» откроет экран с подробностями о ходе процесса, рассмотренный в предыдущем разделе.

Клик в любом другом месте строки откроет экран выполнения задачи согласования.

В поле «Комментарий к решению» можно ввести произвольные комментарии или замечания к тексту документа.

Если вы собираетесь вынести решение «Не согласен» или «Согласен с замечаниями» – его заполнение обязательно.

В секции с файлами проекта можно в режиме «только чтение» ознакомиться с файлом документа, отправленным инициатором на согласование, а так же с другими файлами, приложенными участниками процесса.

Если к документу очень много замечаний – можно загрузить файл с собственной редакций документа.

Для завершения согласования в нижней части экрана нужно нажать кнопку, соответствующую вашему решению.

После этого задача согласования будет выполнена и исчезнет с экрана На согласование.

Завершение процесса согласование

Есть два сценария завершения процесса согласования:

1. Ручная отмена процесса. Например, если обнаружена критичная ошибка в документе или списке согласующих.

2. Автоматическое завершения процесса.

Процесс завершится автоматически, как только последний участник выполнит согласование проекта, либо если истечет время, отведенное на согласование инициатором проекта при запуске процесса.

При использовании стандартных процессов согласования из комплекта системы Ведок, статус версии будет иметь значение Согласован, если все участники вынесли решение Согласен.
Файлы документа, которые проходили согласование и были успешно согласованы, будут отмечены в карточке значком . Эти файлы защищены от редактирования и удаления из карточки. Содержимое файлов, прошедших согласование, всегда остаётся неизменным.

Если в процессе согласования хотя бы один участник процесса Не согласен или Согласен с замечаниями, то проект считается несогласованным. Он получит статус версии Отклонен или С замечаниями соответственно.

Файлы документа, которые проходили согласование с такими результатами, будут отмечены в карточке значком если есть хотя бы одна «виза» Согласен с замечаниями и значком если есть хотя бы одна «виза» Не согласен.

Создание новой версии проекта

Для несогласованного проекта, инициатор может создать новую версию, внеся в файл документа все необходимые корректировки.

Историю согласования, решения участников, их замечания и файлы всех версий проекта можно посмотреть, используя кнопку История в карточке документа.

При выборе нужной версии проекта в истории согласования откроется экран управления процессом согласования с подробной информацией о ходе согласования данной версии и замечаниями согласующих.

Для создания новой версии проекта достаточно добавить в карточку файл с новой редакцией документа, учитывающей замечания, полученные при согласовании, и снова запустить согласование.

Регистрация документов из сообщения e-mail

Этот функционал доступен только в случае наличия лицензии на дополнительную опцию «Интеграция с электронной почтой (IMAP)».
Кроме того, для корректной работы данного функционала требуется дополнительная настройка, описанная в отдельном руководстве по опции.

При подключенной и настроенной опции «Интеграция с электронной почтой (IMAP)», пользователи, которые имеют разрешение на работу с электронной почтой из Ведок, могут перейти на экран работы с электронной почты из панели меню.

Экран «Почтовые сообщения» отображает все сообщения электронной почты из всех почтовых ящиков, на работу с которыми была настроена опция. Обычно это основной электронный адрес организации или ее подразделений.

Т.к. основное назначение опции - это просмотр сообщений электронной почты и быстрая регистрация в Ведок документов, присланных по e-mail, то он не претендует на полноценную работу с электронной почтой и замену специализированным почтовым клиентам. Но в целом, работа на экране похожа на работу с почтой через браузер.

Сообщения электронной почты отображаются в виде таблицы с возможностью группировки. В примере на снимке экрана сообщения сгруппированы по почтовому ящику и папке INBOX (Входящие).

В правой части экрана находится область просмотра для отображения подробных сведений о выделенном в табличной части сообщении включая его текст и приложенные файлы.

Для обеспечения более быстрой работы экрана изначально загружаются только заголовки сообщений электронной почты: Тема, От кого, Кому, Дата.
Чтобы загрузить и отобразить в правой части экрана все сведения о сообщении, включая файлы вложений – нажмите кнопку в панели действий над перечнем сообщений.

Кроме того, в панели действий есть кнопки, которые позволяют выполнять основные операции с выделенным сообщением: Отметить как прочитанное, Отметить как важное, Удалить.

Выделенное сообщение может быть зарегистрировано как документ в системе Ведок.

Для этого нажмите кнопку в верхней части области просмотра сообщения и выберите вид документа в выпадающем списке.

Список видов документов зависит от разрешений для данного пользователя.

После выбора вида документов откроется стандартное окно создания нового документа. Приложенные файлы из сообщения e-mail будут перенесены на закладку «Файлы» создаваемого документа. А в поле краткого описания будет скопирован текст «Темы» сообщения.
По адресу e-mail, с которого поступило сообщение, Ведок попытается определить Контрагента по справочнику и подставить его в соответствующее поле созданного документа.

В колонке «Связанные документы» отображается то, какие документы были зарегистрированы в Ведок на основе этого сообщения e-mail.

Поиск

В системе реализовано два варианта поиска информации и документов: поиск по атрибутам и полнотекстовый поиск.

Полнотекстовый поиск

Наиболее востребованным в процессе использования является глобальный полнотекстовый поиск, который выполняет поиск введенной ключевой фразы во всех объектах системы, включая содержимое загруженных файлов в самых распространенных форматах (RTF, TXT, DOC, DOCX, XLS, XLSX, ODT, ODS и PDF.).

Элемент

Введите здесь ключевые слова, нажмите Enter или значок и Ведок отобразит перечень всех доступных данному пользователю документов и задач, где встречаются эти ключевые слова.
Результатом глобального полнотекстового поиска являются не только различного вида документы, задачи, отчеты исполнителей, но и элементы некоторых справочников, например «Сотрудники», т.е. любая информация в системе, которая доступна данному пользователю в соответствии с его правами доступа.

Полнотекстовый глобальный поиск очень удобен когда критерии поиска размыты. Например, вы точно не помните, что это был за документ (коммерческое предложение или договор), но в нем были примерно такие фразы: «гарантийный срок десять лет» или «гарантийный период десять лет».
Введите в поиске гарантийный десять лет и Ведок найдет все похожее содержимое.

Также это самый быстрый способ найти документ, если у вас есть точные данные об искомом документе, например, номер договора.

Для того, чтобы получать более точные результаты поиска нужно знать, что полнотекстовый поиск работает по следующим правилам:

1. Если искомая ключевая фраза взята в кавычки, то ищется точное вхождение фразы - набор таких же слов в том же порядке, игнорируя знаки пунктуации.

2. Если искомая ключевая фраза не взята в кавычки и содержит несколько слов, то в результате поиска будут представлены документы, где встречается хотя бы одно из слов ключевой фразы в любом порядке следования и с учетом морфологии для русского и английского языка.

3. Если слова и ключевой фразе начинаются с символа *, то производится поиск по вхождению строки в любой части слова. Например, поиск по *держан отобразит в результате документы, где встречаются слова: удержан, удержание, задержание и т.д.

Кроме глобального полнотекстового поиска, доступного из панели меню и папок, существует возможность выполнения полнотекстового поиска на экранах просмотра перечня конкретных видов документов, задач, справочников.
Такая возможность есть везде, где на экране присутствует элемент Фильтр с переключателем полнотекстовый поиск.

Для выполнения полнотекстового поиска на таких экранах установите флажок в переключателе полнотекстовый поиск, введите ключевую фразу и выполните поиск. Полнотекстовый поиск производится по описанным выше правилам, но выполняется не глобально, а только по тем объектам, для работы с которыми предназначен данный экран. В результате на экране отображаются только те записи, которые соответствуют поисковому запросу.

Это очень удобный вариант поиска по нечетким критериям для больших справочников, например, справочник Контрагенты.

Поиск по атрибутам

В отличие от полнотекстового поиска, поиск (фильтрация) по атрибутам предназначен для поиска по конкретным полям данных и достаточно четким критериям. Поиск по атрибутам доступен на всех экранах, где есть элемент Фильтр.

Возможности поиска по критериям, доступные в элементе Фильтр, зависят от прав пользователя. По умолчанию все пользователи как минимум могут воспользоваться стандартными фильтрами, заранее созданными администратором системы или другими пользователями, обладающими специальными разрешениями на создание фильтров.

Для начала рассмотрим возможности поиска/фильтрации по атрибутам с использованием созданных администратором фильтров. Перечень стандартных фильтров, доступных на данном экране, отображается в выпадающем списке:

Выберите нужный фильтр и его параметры появятся в компоненте «Фильтр».

Заполните значение параметра поиска/фильтрации, выберите нужное условие и выполните поиск, нажав кнопку

Фильтры могут содержать несколько атрибутов, использоваться логические операции «И» / «ИЛИ», искомые значения атрибутов могут выбираться из соответствующего справочника.

В результате поиска на экране будут отображены записи, соответствующие всем указанным критериям.

Для того, чтобы снова увидеть все записи на экране – нужно сбросить фильтр и нажать кнопку

Условия отбора, доступные для того или иного реквизита, зависят от типа этого реквизита.

Условные обозначения, используемые для условий отбора:

1. = - точное совпадение/равенство;

2. <> - не равно;

3. > - больше чем…;

4. < - меньше чем…;

5. >= - больше или равно;

6. <= - меньше или равно.

Создание условий поиска, настройка параметров фильтра

Если пользователь обладает специальным правом Создание/изменение фильтров или ролью Создание/редактирование фильтров, то в элементе Фильтр отображается ссылка Добавить условие поиска. Нажмите ссылку для создания собственных условий поиска (фильтра) на экране. Откроется окно добавления условий, содержимое которого зависит от реквизитного состава документов экрана.
Например, создадим собственные условия поиска на экране папки «Вседокументы». Экран выбора доступных атрибутов поиска будет выглядеть так:

Большая часть атрибутов не требует пояснения, т.к. эти реквизиты используются в карточках входящих/исходящий/внутренних документов либо знакомы по описанным ранее справочникам.

Остановимся на значении тех, которые не знакомы по экранам карточке документов:

1. ID – системный номер документа. Он может потребоваться в редких случаях, например, при оказании технической поддержки.

2. Изменена кем – позволяет сортировать записи документов в зависимости от того, каким пользователем она в последний раз была изменена.

3. Создана кем - позволяет отобрать записи документов в зависимости от того, каким пользователем она была создана.

4. Дата создания – отбор по фактической дате создания/регистрации документа в системе. Она может отличаться от Даты документа, указанной в карточке в том случае, если документ был зарегистрирован «задним числом».

5. Дата изменения – отбор по дате последнего изменения/редактирования карточки.

6. Последний пункт Создать новое предназначен для создания новых условий отбора на основе запросов к базе данных. Его использование рассматривается в руководстве по «тонкой настойке» системы.

Отличия атрибута Номер и Порядковый N заключается в том, что:

• Номер — это тот самый полный номер документа, который может иметь буквенные символы и цифры, в зависимости от настройки групп документов может выглядеть, например так: «Д-12/19».

• Порядковый N — это числовой атрибут (цифра), хранящий порядковый номер документа, сгенерированный в процессе его регистрации.

Для создания новых условий поиска выберите один или несколько атрибутов и нажмите Выбрать. Мышкой можно выбрать сразу несколько атрибутов при нажатой на клавиатуре клавиши Ctrl.

Выбранные реквизиты и применимые для них изменяемые условия отбора отобразятся в элементе «Фильтр». Теперь новые условия поиска можно использовать.

Если эти новые условия поиска не сохранить в качестве фильтра с определенным именем, то после закрытия экрана все только что созданные условия поиска исчезнут.

В случае, если предполагается использовать данный набор условий поиска многократно, требуется Сохранить созданный набор условий в качестве фильтра, воспользовавшись кнопкой настройки фильтра и выбрав в выпадающем меню пункт Сохранить и указав Имя фильтра.

В имени фильтра желательно указывать реквизиты, которые в нем использованы, либо какое-то другое говорящее название, которое в последующем позволит однозначно понимать назначение этого фильтра.

После успешного сохранения новый фильтр доступен для выбора.

Для того чтобы изменить условия поиска, отображаемые в компоненте Фильтр, например, добавить или удалить атрибут, добавить логические условия – воспользуйтесь кнопкой настройки фильтра , а в выпадающем меню выберите пункт Редактировать. Откроется окно редактирования фильтра.

В левой части окна отображаются реквизиты, по которым происходит фильтрация/поиск и кнопки действия, позволяющие удалить реквизит из фильтра, добавить новый. Кнопки, позволяющие изменить порядок следования атрибутов -

Если логические условия И/ИЛИ не указаны, то по умолчанию к реквизитам поиска применяется условие И.

Если установить флажок По умолчанию для меня, то данный фильтр будет автоматически выбираться и отображаться в компоненте Фильтр при каждом открытии экрана данным пользователем. Это удобно для тех фильтров, которые используются на экране постоянно или очень часто.

В правой части окна есть возможность редактировать условия для выделенного атрибута. Здесь переключатель Скрытое позволяет скрыть атрибут и его условие с экрана.

Переключатель Обязательное дает возможность отметить атрибуты и их условия, которые обязательно надо будет заполнить перед выполнением поиска.

Элемент позволяет задать ширину, которую будет занимать этот атрибут и поле ввода параметров на экране. Атрибуты фильтра отображаются на экране в три колонки. Если атрибуту достаточно одной колонки (1/3 ширины экрана), то оставьте элемент Ширина без изменений. Если надо отвести для атрибута 2/3 ширины экрана – выберет в элементе Ширина значение 2. Если атрибуту надо отдать всю ширину экрана – выберите 3.

Например, на рисунке ниже, всем атрибутам отведена ширина в 1 колонку (используется по умолчанию).

А в следующем примере атрибуту Корреспондент отведена ширина в 3 колонки. Учитывая возможные длинные наименования организаций – это может быть удобно.

Поле выбора Значение по умолчанию позволяет установить наиболее часто используемое значение для данного атрибута. При выборе фильтра оно всегда будет заполняться автоматически, но его можно будет изменить на экране при необходимости. Например, настроим наш фильтр так, чтобы в поле выбора Группы документов по умолчанию подставлялось значение «По группе, дате и корресп.».

Теперь настройки фильтра По группе, дате и корресп. изменились, при выборе его на экране он выглядит так, как мы и хотели – значение атрибута Группа документов автоматически заполнено наиболее часто используемым значением.

Поле выбора Операция позволяет установить условие отбора по умолчанию для данного атрибута. Стандартно используется = - т.е. полное совпадение.

Поле Заголовок в разделе Редактирование условия позволяет заменить название атрибута на собственный заголовок. Например, заменим стандартное название атрибута Дата документа на более понятное Дата регистрации документа в Ведок.

Теперь наш фильтр на экране выглядит так:

Создание общих (глобальных) фильтров

Сохраненные пользователем фильтры стандартно доступны только тому пользователю, который их создал. Однако администратор или пользователь, обладающий специальным разрешением «Создание/изменение глобальных фильтров» может «поделиться» созданными фильтрами, сделать их доступными всем пользователям. У таких пользователей на экране редактирования фильтра есть два дополнительных переключателя.

Переключатель Доступен всем позволяет сделать фильтр доступным всем другим пользователям системы.

А переключатель Глобальный по умолчанию делает его фильтром по умолчанию для всех пользователей. Если пользователь открывает экран с таким фильтром – он будет выбран на экране автоматически. Однако, если пользователь затем самостоятельно в другом фильтре поставит отметку По умолчанию для меня – пользовательский выбор станет приоритетным.

Мои подборки

Кроме описанных выше возможностей поиска и фильтрации документов в Папках приложения, в системе существуют еще два механизма для поиска информации и хранения подборок документов/задач – это Наборы и Папки поиска. Они объединены в меню под пунктом Мои подборки.

Наборы

Наборы представляют собой произвольную подборку однотипных документов, в которую в любой момент можно добавлять новые записи или удалять их из состава набора. Они полезны в том случае, если требуется создать некую подборку документов, к которой требуется возвращаться некоторое время.

Например, отдельные Договоры могут требовать особого внимания до завершения их исполнения. В этом случае удобно создать Набор, в который будут добавлены такие договоры, тогда вернуться к ним можно будет одним нажатием мыши.
По серьезному рабочему вопросу с партнерами или клиентами может возникать официальная переписка. В этом случае для решения данного вопроса тоже будет удобно хранить все входящие и исходящие письма, касающиеся этой темы, в отдельном Наборе.

Создаются наборы очень просто, с любого экрана, отображающего список документов или задач. Для этого нужно выделить в списке одну или несколько записей (если экран поддерживает множественное выделение) и нажать кнопку , а в открывшемся окне нажать кнопку для создания нового Набора документов.

Теперь Набор создан и отображается в панели меню того пользователя, который его создал.

Теперь в любой момент, когда нам надо вернуться к этом набору документов – достаточно щелкнуть мышкой по набору Возврат обеспечения в пункте меню Мои подборки. Набор открывается отдельной вкладкой в рабочей области и будет содержать только те документы, которые мы добавили в набор.

Экран Набора очень похож на экран работы с перечнем документов, но в названии вкладки отображается название Набора, и на экране есть некоторые дополнительные функции: Добавить в тек.набор и Удалить из набора.

Если какой-то документ больше не нужен в Наборе, выделите эту строку и нажмите кнопку . Документ будет исключен из набора, но не будет удален из системы.

При необходимости можно добавить другие документы в этот набор, для этого воспользуйтесь кнопкой . Экран будет переведен в режим поиска по документам, выделите нужный документ или несколько документов и нажмите Выбрать.

Выделенный документ будет добавлен в набор.

Если Набор вам больше не нужен - его можно удалить. Для этого перейдите в набор, выделите все входящие в него записи и удалите их из набора. Пустой набор будет удален автоматически.

Папки поиска

Фактически Папки поиска представляют собой экран перечня документов с критериями поиска для часто требуемого сценария. Папки поиска могут использоваться всеми пользователями.

Например, может быть полезным создание папок поиска Входящие письма в текущем месяце или Неоплаченные счета.

Самый правильный способ создания папок поиска – из папки приложения, предназначенной для отображения всех документов данного типа («Все счета», «Все документы» и т.п.) или с экрана перечня документов в меню приложения.

В качестве примера создадим папку поиска, доступную всем пользователям, которая будет отображать все входящие документы, зарегистрированные в текущем месяце. Перейдем в папку «Все документы» и добавим новые, нужные нам, условия поиска как это было ранее описано в разделе «Создание условий поиска, настройка параметров фильтра».

Выбранные условия будут добавлены на экран в компонент «Фильтр». Теперь можно задать нужные нам условия. Выберем в качестве группы документов «Входящее письмо».

И укажем интервал для Даты документа.

Остается сохранить созданные условия поиска в качестве папки поиска и придумать ей название.

Пусть наша папка поиска называется Входящие в текущем месяце.

Нажмем чтобы сохранить папку поиска, и через несколько секунд она появится в панели меню в разделе Мои подборки у всех пользователей. Обратите внимание, что у Папок поиска отображается иконка , а Наборы отмечены иконкой .

Попробуем воспользоваться папкой поиска, нажмем в панели меню Входящие в текущем месяце. Откроется окно перечня документов, в котором сразу автоматически применится созданным нами фильтр.